Smarte BI-Applikation

Die Stadtwerke Pforzheim als Regionalversorger nutzen im Privatkundenbereich die rollierende Abrechnung. Die Prüfung der zum Stichtag des Jahresabschlusses hochgerechneten Erlöse und Verbräuche fand dabei anfangs vornehmlich in Excel statt. Bei einem Datensatz-Volumen in zweistelliger Millionen-Höhe war die Tabellenkalkulation allerdings am technischen Limit, und wegen des hohen manuellen Aufwands waren die Prüfprozesse auch wirtschaftlich nicht mehr akzeptabel.

Dem zuständigen Team fehlte zudem die nötige Detailtiefe der Datenanalyse. Die Verantwortlichen der Stadtwerke suchten daher nach einem Tool für eine elegante, breit angelegte Prüfung und Analyse der Jahresabschlussdaten. Gewünscht war eine überschaubare, anwenderfreundliche BI-Applikation für die intuitive Auswertung der Daten aus dem ERP-System. Eine individuell programmierte Lösung kam für das zuständige Projektteam nicht in Betracht, da sie nicht die nötige Flexibilität für mögliche zukünftige Anforderungen und Einsatzgebiete mitgebracht hätte.

Digitalisierungspotenziale nutzen

Nach einem Evaluierungs-Projekt entschied sich das Team für die Einführung von InfoZoom. Überzeugend war hier vor allem die Möglichkeit, die Daten für den Jahresabschluss in jeder Detailtiefe und Kombination zu prüfen und nach eigenen Vorstellungen auszuwerten. InfoZoom liest dazu die benötigten Basis-Daten aus dem ERP-System in Sekundenschnelle komplett ein und macht sie für freie Analysen im Fachbereich verfügbar.

»Wir kommen schnell an die Daten aus dem ERP-System und können diese per Mausklick prüfen und auswerten.«

Die Leitfragen, ob die Einzelkunden-Hochrechnung und die Summe der Einzelrechnungen plausibel ist oder ob der errechnete gesamte Jahresumsatz stimmt, können heute mit InfoZoom sicher und nachvollziehbar beantwortet werden. Auch der aktuelle Stand von Umsätzen und Verbräuchen kann jeder-zeit schnell ermittelt werden. Abweichungen, Fehler und Lücken werden dabei zuverlässig aufgedeckt und sind durch die visuelle Analysemethode von InfoZoom direkt erkennbar.

Durch die weitgehende Automatisierung der Analysen erreichen die Stadtwerke Pforzheim das anvisierte hohe Qualitätsniveau ihrer Abrechnungsdaten mit erheblich weniger Zeitaufwand. Durch die beschleunigten Validierungsprozesse konnte das Team zudem regelmäßige unterjährige Prüfungen etablieren. Ein wesentlicher Schritt zur weiteren Effizienzsteigerung war die Einrichtung von Batch-Prozessen zur automatisierten Datenverarbeitung, die Analyseergebnisse direkt in vorgesehenen Verzeichnissen bereitstellen und damit manuelle Handgriffe auf ein Minimum reduziert zu haben.

Flexiblität im Fachbereich

Die Auswertungen werden auf Basis des regelmäßig aktualisierten, mit Detaildaten angereichterten Jahresabschlusses erstellt. Die Grundstruktur der Datenabfrage hat der Fachbereich mit der Hilfe eines InfoZoom- Beraters erarbeitet. Für die Zusammenstellung der relevanten Daten aus dem ERP-System und die Definition von Abfrage-Templates hat sich das Team einen Monat Zeit genommen. Diese sorgfältige Grundlagen-arbeit hat sich gelohnt. Seit der Einführung von InfoZoom im Jahr 2014 finden sämtliche Standardauswertungen ebenso wie freie Ad-hoc-Analysen zu verschiedensten Themen auf Basis der detaillierten Darstellung des Jahresabschlusses statt. Mit wenig Aufwand kann das Team damit verschiedenste Ergebnisse aus dieser Grundstruktur generieren und bei Bedarf auch Varianten und Ergänzungen eigenständig einrichten.

»Die Zusammenarbeit mit humanIT ist sehr gut, die Betreuung kundenorientiert und zielführend.«

Der Schwerpunkt der Datenauswertung liegt nach wie vor im Bereich Abrechnung für Endkunden. Daneben werden außerdem Auswertungen für das Controlling und im Rahmen des Regulierungsmanagements erstellt. Auf Basis des Jahresabschlusses können beispielsweise Berichte für die Bundesnetzagentur oder Auswertungen für Zertifizierungsverfahren auf Knopfdruck generiert werden.

Aber auch der interne Nutzerkreis bei den Stadtwerken weitet sich allmählich aus. Der nächste anvisierte Einsatzbereich von Info-Zoom ist das Datenqualitätsmanagement. Die naheliegende Lösung ist hier, dass sich die Fachbereiche mithilfe von InfoZoom jeweils selbst um die kontinuierliche Pflege und Optimierung ihrer Stammdaten kümmern, da diese als Experten am besten wissen, welche Daten sie in welchem Kontext benötigen.

»Der Zeitaufwand für die Datenaufbereitung wurde von 80 % auf 20 % reduziert.«

Effiziente Datenarbeit

Die Stadtwerke Pforzheim sind nach der Einführung von InfoZoom bald in den Regel-betrieb übergegangen. Durch kontinuierliche, standardisierte Prüfungen und Berichte kann sich das Versorgungsunternehmen nun jeder-zeit auf korrekte Abrechnungen und einen validen Jahresabschluss verlassen. Daneben schätzt das zuständige Team die Möglichkeit, die operativen Daten unabhängig vom ERP-System frei auswerten und so unterschied-lichste Fragestellungen ad hoc beantworten zu können.

Der zentrale Vorteil ist der Zeitgewinn. Die Datenarbeit ist mit InfoZoom wesentlich schneller geworden, und statt der manuellen Datenaufbereitung steht im Fachbereich nun die intuitive Datenanalyse per Knopfdruck im Vordergrund.

SWP Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG

Die Stadtwerke Pforzheim versorgen Pforz-heim, die Region Nordschwarzwald und den Enzkreis mit Strom, Gas, Erdgas, Wasser und Fernwärme. Über 100.000 Kunden vertrauen in allen Energiefragen auf die Kompetenz der ca. 470 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Stadtwerke kümmern sich seit über 100 Jahren um die Energieversorgung der Region und und bringen heute Innovationen wie Smart Home oder E-Mobilität direkt zu den Kunden nach Hause.