Automatisierte Abrechnungsprüfung – präventiv, vollständig und sicher
Die kommunale IT-Kooperation KIK-S hat eine Systemlösung für die strukturierte Prüfung von Abrechnungen aus NTS.billing entwickelt. Das Template auf Basis der schnellen Analysesoftware InfoZoom ermöglicht es, jede VU-Rechnung VOR der Registrierung und Weiterverarbeitung bis in jedes Rechnungsdetail auf Fehler, Plausibilität und Vollständigkeit zu prüfen.
Damit können sich Versorgungsunternehmen auf eine durchweg sichere Abrechnung verlassen. Sie sparen zudem manuellen Prüfaufwand ein, minimieren Reklamationen und vermeiden damit Folgekosten und mögliche Imageschäden. Zwei Stadtwerke berichten von ihren Erfahrungen mit dem Tool.
»Durch die schnelle Verarbeitung von Massendaten können wir auch unsere 30 000 Jahresabrechnungen zum Stichtag in allen Details sichten und prüfen.«
Claudia Marte, Abrechnung,
Bereich Zentrale Dienste, Stadtwerke Lindau
»Wir sparen Zeit für manuelle Prüfungen und Nachbearbeitungen ein und haben die Fehlerquote unserer Abrechnungen deutlich reduziert.«
Helmut Wiedmann,
Abrechnung, Bereich Zentrale Dienste, Stadtwerke Lindau
»Wenn wir den Abrechnungsregistrierungslauf starten, haben wir das sichere Gefühl, dass die Rechnungsbestandteile korrekt sind und daraufhin keine Reklamationen zu erwarten sind.«
Doreen Klepsch (M.A.)
Geschäftsbereichsleiterin Shared Service, Stadtwerke Lengerich
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Stadtwerke Lindau – Lückenloses Qualitätsmanagement
Bei den Stadtwerken Lindau ist die Rechnungsprüfung mit dem KIK-S InfoZoom Template fester Bestandteil des Abrechnungsprozesses. Sämtliche Rechnungen werden mit dem Tool geprüft, sowohl die unterjährigen Endabrechnungen bei Umzug eines Kunden oder Lieferantenwechsels als auch die rund 30 000 Abrechnungen der Bestandskunden zum jährlichen Stichtag.
Das Template ist eng mit der NTS.suite verknüpft und unterstützt effiziente Prüfroutinen im Arbeitsalltag. Bei der Rechnungsstellung wird das Tool per Report aus NTS.billing aufgerufen. Es prüft automatisch die vorgeschlagenen VU-Testrechnungen und erzeugt eine Liste der auffälligen Rechnungen, die der zuständige Sachbearbeiter sich dann näher anschaut. Erst nach dessen Beurteilung und Freigabe bzw. Korrektur gelangen die plausibilisierten Rechnungen zur Registrierung und in den weiteren Bearbeitungslauf. Helmut Wiedmann, zuständig für die Rechnungsstellung, erklärt:
»Da wir pro Rechnungslauf nur die jeweils herausgefilterten auffälligen Rechnungen anschauen müssen und mögliche Fehler direkt angezeigt werden, verläuft die Prüfung sehr gezielt und effizient.«
Die generierte Fehlerliste enthält nach Erfahrungswerten der Stadtwerke Lindau jeweils rund 10 bis 15 Prozent der geprüften Rechnungen. Bei unterjährigen Schlussrechnungen sind das ca. 5 von 30 Abrechnungen pro Woche, und bei den 30 000 Jahresendrechnungen werden rund 5 000 ausgeworfen, von denen nach schneller Durchsicht ca. 500 von einem Sachbearbeiter genauer angeschaut werden müssen. Rund 50 zum Quartalsende anfallende Rechnungen prüft die schnelle Software dabei innerhalb von 2 Minuten im Hintergrund, so dass sonstige Arbeitsabläufe nicht gestört sind.
Durch die lückenlose Qualitätskontrolle hat sich die Fehlerquote und Anzahl der Reklamationen erheblich reduziert. Als wichtiger Ansatzpunkt erwies sich dabei die Plausibilisierung der ermittelten Verbrauchsmengen. Da die Stadtwerke Lindau die Zählerstände vornehmlich per Selbst-Ablesung der Kunden erheben, sind z. B. einfache Eingabefehler wie Zahlendreher keine Seltenheit. Daraus resultierende auffällige Verbrauchsmengen spürt das Tool durch diverse Prüfroutinen wie dem Vergleich der hochgerechneten oder tatsächlich abgerechneten Jahresmenge mit Vertragsprognosen und dem Drei-Jahres-Mittel sicher auf. Zulässige Prozentabweichungen können dabei individuell definiert werden. Auch alle weiteren Rechnungskategorien werden systematisch kontrolliert, von den Rechnungsendbeträgen über Detailprüfungen zu Preisbestandteilen bis zu Steuern und Konzessionsabgaben. Statt auf Stichproben und einzelne Sichtprüfungen können die Stadtwerke Lindau sich damit heute auf eine vollständige, bis ins letzte Detail durchgeführte Rechnungsprüfung verlassen.
»Durch die lückenlose Qualitätskontrolle hat sich die Fehlerquote und Anzahl der Reklamationen erheblich reduziert.«
Stadtwerke Lindau (B) GmbH & Co. KG
Seit über 100 Jahren versorgen wir die Bevölkerung in Stadt und Landkreis Lindau mit Strom aus 100 % regenerativen Energiequellen und mit Erdgas, seit über 50 Jahren mit sauberem Trinkwasser aus dem Bodensee. Wir gestalten aktiv die Infrastruktur unseres Lebensraumes mit dem Stadtbus Lindau und moderner Telekommunikation. Wir engagieren uns im ökologischen, sozialen und kulturellen Bereich. Wir, das heißt rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtwerke Lindau, sind rund um die Uhr auch in Zukunft für Sie da.
Weitere Informationen: www.stadtwerke-lindau.de
Stadtwerke Lengerich – Effizienz durch Automatisierung
Die Stadtwerke Lengerich hat ihre ermittelten Verbrauchswerte auch schon vor Einführung des KIK-S InfoZoom-Templates sehr umfangreich und auf solider Grundlage geprüft. Bei der jährlichen Ablesung wird dafür jeder einzelne Zählerstand mit Foto dokumentiert und der Verbrauch gestaffelt mit bis zu einer Abweichungstoleranz von 30 Prozent über oder unter dem Erwartungswert plausibilisiert. Bei rund 55 000 Zählpunkten im Versorgungsgebiet war dieser Prozess mit vielen manuellen Schritten jedoch sehr zeitaufwändig.
Die zuständige Geschäftsbereichsleiterin Shared Service Doreen Klepsch suchte daher nach einer Lösung, um die Rechnungsprüfung zu automatisieren und zu beschleunigen. Auch hinsichtlich der weiteren Rechnungsbestandteile wollte man zudem nicht mehr auf bloße Stichproben angewiesen sein, sondern sämtliche Details und Korrelationen im Kontext auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen. Doreen Klepsch sieht die fehlende Möglichkeit einer strukturierten, systemgestützten Rechnungsprüfung als grundsätzliches Manko diverser Branchenlösungen und unterstützte daher die Entwicklung des InfoZoom-Templates von KIK-S für die NTS.suite:
»In die gemeinsame Entwicklung des Templates mit der KIK-S sind viel Engagement und langjährige Praxiserfahrungen eingegangen – für mich eine echte Herzensangelegenheit.«
Der Geschäftsbereich Shared Service nutzt das Template bislang für die wöchentliche Rechnungsprüfung und stellt fest, dass durch die automatisierte Prüfung mit Fokussierung der herausgefilterten Rechnungen bis zu 30 Minuten Prüfungsaufwand pro Woche eingespart werden – und das bei wesentlich detaillierterer Kontrolle sämtlicher Rechnungsbestandteile. Anhand der Ergebnisse der wöchentlichen Prüfung wird das Template derzeit schrittweise an die spezifischen Anforderungen der Stadtwerke Lengerich angepasst und damit die anstehende erstmalige Komplettprüfung der rund 120 000 Vertriebs- und Netzjahresrechnungen optimal vorbereitet.
Die flexiblen Möglichkeiten, die vordefinierten Standardabfragen zu erweitern und zu individualisieren, sieht Doreen Klepsch als zentralen Vorteil des Tools, da jedes Stadtwerk neben typischen Rahmenbedingungen andere Voraussetzungen mitbringt. Technische Grundlage dafür ist der flexible Zugriff von InfoZoom auf alle in der NTS.suite an verschiedenen Stellen hinterlegten operativen Daten, die dann beliebig nach Bedarf gemeinsam ausgewertet werden können. Für Doreen Klepsch ein Alleinstellungsmerkmal der Software. Damit wird u. a. auch die einfache Kombination von Netzdaten und Energiedaten mit Kunden- und Abrechnungsdaten möglich, beispielsweise in einer definierten Prüfroutine zum Abgleich von Verbrauch und Abschlägen.
»Das InfoZoom-Template ermöglicht es, Daten aus sämtlichen Navision-Tabellen des Abrechnungssystems miteinander zu verknüpfen und kombiniert auszuwerten. Das macht die Anwendung und den damit individuellen Datenqualitätscheck einmalig.«
Stadtwerke Lengerich GmbH
Die Stadtwerke Lengerich GmbH ist ein erfolgreicher kommunaler Energiedienstleister in der Region zwischen Münster und Osnabrück. Wir versorgen rund 80 000 Einwohner mit Strom, Erdgas, Wärme und Telekommunikation. Als moderner Infrastrukturdienstleister nehmen wir die Herausforderungen der Energiewende und der Digitalisierung an. So nutzen wir unsere Netzkompetenz zum Aufbau einer flächendeckenden Breitbandversorgung in unserer Region. Dabei setzen wir auf hochmoderne Glasfasernetze bis ins Haus und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Lebensqualität der Bürger und für die Zukunftsfähigkeit als Wohn- und Wirtschaftsstandort.
Weitere Informationen: www.swl-unser-stadtwerk.de
Im Überblick
Präventive Abrechnungsprüfung:
Stadtwerke Lengerich GmbH
Stadtwerke Lindau GmbH & Co. KG
Bedarf
Strukturierte Prüfung von Abrechnungen aus NTS.billing
Lösung und Nutzen
Das leistungsstarke InfoZoom-Template »Abrechnungsprüfung« von KIK-S automatisiert die Prüfung von Rechnungen aus NTS.billing (Wilken Neutrasoft). Statt sich auf einzelne Stichproben zu verlassen, können Anwender der NTS.suite damit nun sämtliche Rechnungen vor Versand an die Kunden systematisch bis ins Detail prüfen und gezielt korrigieren.
In Kooperation mit
Die KIK-S GmbH ist ein junges, kommunales IT-Unternehmen, das IT-Dienstleistungen, Produkte und Services von Stadtwerken für Stadtwerke erbringt. Gesellschafter der KIK-S GmbH sind sowohl drei kommunale Energieversorger – die Stadtwerke Lindau (Bodensee) GmbH & Co. KG, die Stadtwerke Schifferstadt und die Stadtwerke Waiblingen GmbH – als auch eines der renommiertesten Softwarehäuser der Energiebranche, die Wilken GmbH.
KIK-S GmbH
Kommunale IT-Kooperation Stadtwerke
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