Titelbild AWB holly Kaffeebohnen

Holly Kaffeesysteme GmbH | Hohe Qualität und flexible Analysen von BüroWARE Daten

Leo Hufnagl – InnoCom

»Durch automatisierte Qualitätskontrollen sichert InfoZoom schon beim Import die valide Datenbasis im Warenwirtschaftssystem.«

Leo Hufnagl,
inno-COM
innovative Computerlösungen GmbH & Co KG

»Mit InfoZoom erstellen wir auf Knopfdruck individuelle Auswertungen für die Geschäftsleitung, den Verkauf oder die Betreuer im Außendienst.«

Armin Wenter,
Holly Kaffeesysteme GmbH

Holly Kaffeesysteme

AWB-Holly-Firmengebaeude

Die Holly Kaffeesysteme GmbH ist seit fast 4 Jahrzehnten auf Erfolgskurs. Nach dem Start mit einem Heißgetränkeautomaten im Jahr 1976 wuchs die Anzahl der betreuten Automaten rapide. Heute betreibt das in Hall in Tirol ansässige Unternehmen rund 1 700 Vendingautomaten mit Heiß- und Kaltgetränken oder Snacks, inklusive passender Services für die Kunden an den jeweiligen Standorten. Zum Angebot gehören außerdem Wasserspender und individuelle Kaffeesystemlösungen für die Hotel- und Gastronomie-Branche

In Kooperation mit:

inno-COM-Logo-2014

und

BüroWARE Logo

Hohe Qualität und flexible Analysen von BüroWARE-Daten

Das Tiroler Unternehmen Holly Kaffeesysteme betreibt in der Region rund 1 700 Getränke- und Snack-Automaten. Mit zuverlässigem Service, zertifizierten Qualitätsstandards und Fokus auf regionalen Produkten hat das wachstumsstarke Unternehmen viel Erfolg. Eine Systemkombination aus der ERP-Lösung BüroWARE und der Analysesoftware InfoZoom unterstützt die effiziente und sichere Abwicklung des datengetriebenen Tagesgeschäfts. Die Kunden an den einzelnen Automatenstandorten können sich damit jederzeit auf bedarfsgerechte Befüllung verlassen.

Holly-logo

Bei Holly kümmern sich mehr als 20 Betreuer im Außendienst täglich um den Service vor Ort, von der Warenbefüllung über die Wartung der Automaten bis zur Abrechnung. Die Betreuer lesen dabei die Waren- und Umsatzbewegungen der Automaten mit ihren EasyData-Handhelds aus. Diese Datensätze samt den Tagesumsätzen werden in der Zentrale in Hall eingelesen, wo der Datenabgleich mit dem zentralen Warenwirtschaftssystem bzw. die Verrechnung der Tageseinnahmen erfolgt.

Qualitätsgesicherter Datenimport

Das tägliche Datenaufkommen in der Zentrale ist entsprechend hoch und wird mit dem erfolg­reich wachsenden Unternehmen künftig weiter steigen. Für die professionelle Bearbeitung der operativen Daten und Prozesse hat Holly daher das System »BIT Vending« eingeführt, eine Branchenlösung für Automatenaufsteller auf Basis der ERP-Standardsoftware BüroWARE.

Bei der Umstellung auf die neue Lösung nahm InfoZoom eine Schlüsselrolle ein: Mithilfe der Analysesoftware wurde die in vielen Systemwechsel-Projekten erfolgskritische Daten­migration effizient und sicher abgewickelt.

InfoZoom fungierte quasi als Schnittstelle, über die große Datenmengen aus den Altsystemen sekundenschnell eingelesen und kontrolliert werden konnten. Im visuellen Darstellungskonzept der Software fallen Fehler, Lücken und Inkonsistenzen sofort auf und können so einfach korrigiert werden. Auf dieser Basis wurden die Altdaten vollständig bereinigt und einheitlich strukturiert an
BüroWARE übergeben.

InfoZoom übernimmt diese Schnittstellen- und Plausibilisierungsfunktion auch im datengetriebenen Tagesgeschäft von Holly. Aktuelle Automaten-Daten werden bis zu dreimal täglich in das zentrale Warenwirtschaftssys­tem überspielt.

Dafür werden sie jeweils aus Textdateien über InfoZoom eingelesen, mit den in BüroWARE und einer MySQL-Datenbank gespeicherten Daten verglichen und schließlich kontrolliert in BüroWARE eingelesen. Der weitgehend automatisierte Vorgang sichert von Anfang an die hohe Datenqualität im ERP-System, da Fehler schon im Zuge des Datenimports abgefangen werden. Auch in InfoZoom hinterlegte Berechnungen erfolgen bereits automatisch beim Datenload.

»Sichere und effiziente Importprozesse unterstützen das datengetriebene Tages­geschäft.«

InfoZoom als Schnittstellen- und DQM-Lösung kam auf Empfehlung des IT-Beratungsunternehmens inno-COM zum Einsatz, das die Systemumstellung und Migration bei Holly begleitet hat. inno-COM hat die InfoZoom-Abfragen gemäß den Bedürfnissen von Holly eingerichtet und eine Anwenderschulung durchgeführt, so dass der Systemverantwortliche bei Holly den täglichen Datenimport heute selbstständig steuern und auch jederzeit an neue Anforderungen anpassen kann. Durch die intuitive Bedienung von InfoZoom reichten dafür wenige Schulungstage aus.

Managementberichte und Ad-hoc-Analysen

Als integrativer Bestandteil von BIT Vending unterstützt InfoZoom bei Holly außerdem die nachgelagerte Analyse und managementgerechte Aufbereitung der operativen Daten. Die BüroWARE-Daten können dabei beliebig in Berichten und Analysen verknüpft und auch kombiniert mit Daten aus anderen Systemen ausgewertet werden. Das Warenwirtschaftssystem BIT Vending enthält bereits zahlreiche vorgefertigte Standardanalysen, die nach Bedarf flexibel ergänzt und angepasst werden können. Stephan Meiringer von der Herstellerfirma B.I.T. Soft bringt einen wesentlichen Vorteil des integrierten Analysemoduls auf den Punkt:

»InfoZoom liefert Informationen für Entscheider per Mausklick.«

Die ersten unternehmensspezifischen Analysen hat Armin Wenter, der zuständige Projektleiter von Holly, zusammen mit inno-COM erstellt. Ebenso wie den Datenimport konnte er auch die bedarfsgerechte Aufbereitung der ERP-Daten in Statistiken und Managementberichten sehr schnell eigenständig übernehmen und weiterentwickeln. Eine hilfreiche Aus­wertung für die Geschäftsleitung ist beispielsweise der ständig aktuelle Überblick über die Umsatzentwicklung aller Automaten, sondiert nach Kunden bzw. Standorten, Heiß- und Kaltgetränken, Warengruppen oder saisonalen Schwankungen. Auch die gezielte Steuerung der Außendienst-Mitarbeiter profitiert von der differenzierten Auswertung der Automaten ihres Zuständigkeitsbereichs. Weitere Berichte werden für die Bereiche EDV, das Controlling und die Kostenstellenverantwortlichen erstellt.

Messbare Erfolge

Die flexiblen Analysen und Statistiken sind bei Holly schnell zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. Durch den qualitätsgesicherten Import in das Warenwirtschaftssystem sowie kontinuierliche Kontrollen von Daten und systemgestützten Prozessen können sich die Berichtsempfänger dabei jederzeit auf valide Entscheidungsgrundlagen verlassen. Holly verbucht bereits messbare Erfolge durch die InfoZoom-Analysen: Durch die optimierte Befüllung der Automaten mit Frischwaren auf Basis detaillierter Retouren-Analysen wurden im ersten Schritt ca. 8 Prozent Einsparungen erzielt, und mit dem kontinuierlichen Ausbau der InfoZoom-Analysen sind weitere wirkungsvolle Maßnahmen absehbar.

Im Überblick

Holly Kaffeesysteme GmbH
Kontrolle und Analyse von Massendaten aus Verkaufsautomaten
(Vending-Automaten)

Bedarf

DQM und flexible Datenanalysen als
Ergänzung des ERP-Systems BüroWARE

Lösung und Nutzen

InfoZoom steigert den Mehrwert der Standardsoftware BüroWARE durch qualitätsgesicherten Datenimport und managementgerechte Auswertungen
der operativen Daten.

Holly Kaffeesysteme GmbH
Löfflerweg 20
6060 Hall in Tirol
Österreich
Telefon +43 52 23 4 55 30
Telefax +43 52 23 4 55 30 17
kaffee@holly.at
www.holly.tirol

Anwenderbericht
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