DIOSNA – Dierks & Söhne GmbH | Flexibles Einkaufscontrolling mit InfoZoom

DIOSNA arbeitet mit der ERP-Lösung proALPHA und nutzt im Controlling schon seit Jahren den proALPHA Analyzer, hinter dem sich die schnelle Analysesoftware InfoZoom verbirgt. In jeder Fachabteilung ist jeweils ein Key User für die Erstellung von Controlling-Auswertungen und Datenqualitätsprüfungen zuständig. Bislang wurden die Möglichkeiten des Analyzers jedoch nur begrenzt ausgeschöpft. Die Fachabteilungen setzten das Analysetool vornehmlich ein, um ihre jeweils benötigten Daten aus proALPHA zu ziehen, die dann meist in Microsoft Excel weiter bearbeitet und aufbereitet wurden.

Um die leistungsstarke Funktionalität des Analyzers besser auszuschöpfen, beschloss DIOSNA, eine individuelle Schulung der InfoZoom-Herstellerfirma humanIT zu buchen. Die Schulung fand im Rahmen eines dreitätigen Workshops statt, in dem die InfoZoom-Experten gemeinsam mit den Power-Usern von DIOSNA bereits die ersten speziell benötigten fachlichen Auswertungen im Analyzer aufsetzten. Durch dieses praxisorientierte Vorgehen und den effektiven Coaching-Ansatz konnten sich die Fachanwender von DIOSNA schon innerhalb der drei Tage so tief in die Funktionalitäten einarbeiten, dass sie künftig auch selbst komplexe Templates nach eigenem Bedarf entwickeln können.

Einkauf im Fokus

Ein fachlicher Schwerpunkt des Workshops war der Bereich Einkauf und Disposition, in dem zahlreiche Auswertungen, die bislang mit viel manuellem Aufwand erstellt wurden, in den Analyzer verlagert und damit automatisiert werden sollten.

Die besondere Herausforderung bestand dabei im umfangreichen Teilestamm von DIOSNA. Der Fachbereich muss im Schnitt 20.000 verschiedene aktive Teile managen, und jedes Jahr kommen ca. 30 bis 40 Prozent Neuteile dazu. Dieser Umfang ist mit Excel-Listen nicht mehr gut zu kontrollieren.

Mit individuell definierten, wiederholbaren Abfragen im Analyzer wollte die Abteilung daher das Einkaufscontrolling und die Disposition optimieren, mit allen zusammenhängenden Prozessen wie dem Kostencontrolling, der Qualitätssicherung und der Lieferantenbewertung.

»Übersichtliche Reports zu Lieferanten, Beständen und Bestellungen stehen auf Knopfdruck bereit.«

Im Rahmen des Workshops wurden dazu mehrere spezifische Abfragen als Templates definiert, wie beispielsweise:

• Dispo-Würfel: Analysetool und Vorschlagsmanager für Dispo- und Lagerparameter.
• Auswertung »Savings Tracking«: automatisierte Preisvergleiche der gekauften Teile mit Filter nach verschiedenen Zeiträumen und Lieferanten zur Planung und Optimierung von Einsparpotenzialen.
• Lieferanten-Cockpit: Jederzeit aktuelle Zahlen zu einzelnen Lieferanten, unterstützt beispielsweise die Vorbereitung von Terminen mit den Lieferanten.
• Auswertung »Warengruppenmanagement«: Übersicht über Warengruppen wie Zeichnungsteile, Elektroteile, halbfertige Erzeugnisse, Rohmaterialien oder Dienstleistungen mit Blick auf die jeweiligen Lieferanten.
• Diverse Auswertungen von Einkaufsvolumen und Lieferanten für langfristige Betrachtungen, beispielsweise zur Auswertung von regionalen Entwicklungen.

Mit aktuellen Auswertungen zur Liefertreue, Qualität und Preisen können wir uns optimal auf Termine mit Lieferanten vorbereiten.

Schnelle Ad-hoc-Auswertungen

Der Einkauf hat damit nun die Lagerbestände und die Lieferanten jederzeit im Überblick und erstellt sowohl spontane Auswertungen als auch das regelmäßige Reporting wesentlich effizienter als zuvor. Eine zentrale Anforderung im Tagesgeschäft ist beispielsweise die Suche nach bestimmten Teilen. Durch das besondere visuelle Konzept von InfoZoom werden diese Teile im Gesamtbestand auf Knopfdruck sofort sichtbar, so dass sich zeitaufwändige Suchen in unübersichtlichen Excel-Listen erledigt haben. Auch Auffälligkeiten und Ausreißer wie z. B. die Anzahl an Einmal-Teilen oder Unterschreitungen von Sicherheitsbeständen im Teilestamm, die zuvor nicht bekannt waren und nach denen folglich nicht gezielt gesucht wurde, fallen direkt in den Blick.

Effiziente Standardreports

Da auch Fehler und Muster klar erkennbar sind, nutzt der Einkauf den Analyzer zudem für ein gezieltes Qualitätsmanagement seiner Stammdaten. Durch das automatisierte Monatsreporting zu Beständen, Bestellungen und Lieferanten spart der Einkauf außerdem viel Zeit und kann mit den nachvollziehbaren Auswertungen heute sehr präzise, transparente Berichte vorlegen.

Übersichtliche Reports zu Lieferanten, Beständen und Bestellungen stehen auf Knopfdruck bereit.

Die Schulung hat sich für den Einkauf damit längst bezahlt gemacht, und auch für die Zukunft sehen alle Fachbereiche viel Poten­zial durch die Möglichkeit, übersichtliche und schnelle Auswertungen nun einfach selbst nach Bedarf aufzubauen. Im Einkauf stehen bereits weitere Ideen im Raum: Als nächster Schritt ist vorstellbar, auch den Lieferanten selbst Statistiken und Qualitätsberichte zu den Liefer- und Leistungsbeziehungen zum direkten Zugriff im DIOSNA Lieferantenportal zur Verfügung zu stellen.

DIOSNA – Made in Germany since 1885

Die 1885 gegründete DIOSNA – Dierks & Söhne GmbH ist in zwei Geschäftsbereichen erfolgreich tätig: Maschinen für die Nahrungsmittelindustrie und Maschinen für die Chemie- und Pharmaindustrie. Als einer der weltweit führenden Hersteller von Prozessanlagen für die Pharmaindustrie ist DIOSNA besonders für seine innovativen Mischer-Granulatoren bekannt.  Im Bereich der Nahrungsmittelindustrie liegt das Hauptaugenmerk auf dem backenden Gewerbe sowie der Backwarenindustrie.