Weltweit hohe Datenqualität als Erfolgsfaktor

Als international agierendes Unternehmen mit 98 000 Mitarbeitern ist Eaton in zahlreichen Märkten vertreten und versorgt Kunden in mehr als 175 Ländern mit energieeffizienten Lösungen. Eine wichtige Voraussetzung für den internationalen Erfolg ist ein global nutzbares Produktinformationsmanagement (PIM).

Die bestehende PIM-Datenbank in Deutschland war bereits seit 20 Jahren im Einsatz und technisch nicht mehr auf dem neuesten Stand. Hinzu kam, dass alle Datenbankinhalte, Attribute, IDs und Werte in deutscher Sprache gepflegt wurden. Im Zuge des zunehmenden Ausbaus der globalen Zusammenarbeit wurde eine weltweite PIM-Datenbank mit einem neuen Datenbankmodell aufgesetzt. Hierzu mussten ca. 150 000 Produkte und Artikel mitsamt allen Attributen und Einheiten nicht nur in das neue Datenbankmodell, sondern gleichzeitig auch in die englische Sprache übertragen werden. Die Migration wurde zunächst mit Excel gestartet, allerdings erkannte man schnell, dass die Bearbeitung mit Excel zu viel Zeit, Manpower und Ressourcen beansprucht.

Grund dafür war insbesondere die komplexe Datenlage: Da sich die Produktattribute mit jeder neuen Datenaktualisierung verändern konnten, wurde man bei Excel mit jeder neuen Datenextraktion fast wieder an den Anfang zurückgeworfen. Somit wurde für die Beteiligten schnell klar, dass eine neue Lösung her musste. Hier kam InfoZoom ins Gespräch. Die Software kam bereits drei Jahre zuvor erstmalig in einem Pilotprojekt zum Einsatz. In dem Projekt ging es darum, Übersetzungen aus einem System für die Migration in ein neues Translation-Memory-System zu optimieren und so einen effizienten Prozess für die Übertragung von Sprachpaaren auf die Beine zu stellen. Mit InfoZoom konnten nach nur vier Wochen erste Erfolge erzielt werden – die beste Empfehlung für die Migration der PIM-Datenbank.

Für die Migration der PIM-Datenbank wurde in mehreren Workshops ein Prozess für die Erkennung und den Abgleich der unterschiedlichen Datentypen entwickelt, der auf speziellen Regelwerken und Templates basiert. Dabei stellte sich schnell heraus, dass die Lösung mit InfoZoom deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen bietet:

»Dank InfoZoom ist es uns gelungen, dieses komplexe Projekt in zwei Jahren zu realisieren. Mit Excel hätten wir das in dieser Zeit nicht geschafft«

Thomas Reitz, Product MDM, Electrical Sector EMEA bei Eaton.

Dank der Templates war es mit InfoZoom ein Leichtes, sich einen umfassenden Überblick über den historischen Datenbestand zu verschaffen, die ca. 5 000 vorhandenen Attribute zu konsolidieren und die Datentypen und Einheiten auf die festgelegten Zielmerkmale zu mappen. »InfoZoom hat in diesem Datenmigrationsprojekt eine bedeutende Rolle gespielt. Ohne diese Lösung hätten wir das Projekt niemals stemmen können«, so Thomas Reitz.

Aktuell befindet sich die Datenmigration in den letzten Zügen – der Go-Live der neuen PIM-Datenbank steht unmittelbar bevor.

Maßgeschneiderte Lösungsansätze für individuelle Herausforderungen

Aufgrund der speziellen Anforderungen wird InfoZoom bei Eaton vor allem punktuell von ausgewählten »Superusern« in Fachabteilungen verwendet, beispielsweise in der Abteilung Product MDM. Aber auch in anderen Produkt und Geschäftsbereichen bei Eaton hat sich InfoZoom mittlerweile als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, auch in Bezug auf Datenqualitätsanalysen. Das Team von humanIT unterstützt Eaton mit regelmäßig stattfindenden Workshops und Beratungsleistungen dabei, die Zielvorgaben effizient umzusetzen – selbst bei komplexesten Fragestellungen findet sich so immer eine passende Lösung. Intern setzen die InfoZoom-Nutzer bei Eaton auf einen gegenseitigen Erfahrungsaustausch und geben ihr Wissen und ihre Kompetenzen auch gerne an interessierte Kollegen aus den Geschäftsbereichen weiter, um sie bei der individuellen Analyse spezieller Arbeitspakete und Anforderungen zu unterstützen.

Auf Flexibilität und Kreativität kommt es an

Eaton setzt dabei auf den so genannten Scrum-Ansatz, der aus dem Bereich der Softwareentwicklung stammt. Im Gegensatz zum Wasserfallmodell, bei dem alle Projektschritte bereits im Voraus genau definiert werden, liegt der Fokus bei Scrum auf Agilität. So werden in kurzer Zeit neue Lösungen für spezifische
Herausforderungen erarbeitet, schnell nutzbar gemacht und anschließend optimiert und weiterentwickelt.

»Für diese flexible und agile Herangehensweise ist InfoZoom das ideale Tool«

»Es gibt uns die Möglichkeit, die Zwischenschritte während eines Projekts klarer zu definieren und die Ziele bedarfs gerecht nachzujustieren.« Der große Vorteil von InfoZoom besteht darin, dass es wie eine Art Werkzeugkasten fungiert. Im Rahmen von regelmäßigen Workshops zwischen Eaton und humanIT werden die bestehenden Funktionen gezielt erweitert und maßgeschneiderte Speziallösungen entwickelt.

So können alle Funktionalitäten und Möglichkeiten von InfoZoom bis ins kleinste Detail ausgereizt werden. Dank der Vielseitigkeit lässt sich die Software in nahezu allen Bereichen erfolgreich einsetzen, angefangen bei Statistikanalysen über das Dokumentenmanagement bis hin zur Lizenzverwaltung. »Es braucht zwar durchaus eine gewisse Kreativität und Eigeninitiative, aber grundsätzlich sind den Möglichkeiten mit InfoZoom nahezu keine Grenzen gesetzt«, resümiert Reitz.