SERVICE plus GmbH | Energiebilanzen: Chancen nutzen durch effizientes Energiecontrolling

Wachsende Anforderungen im Energiecontrolling sind für alle Energieversorger eine Herausforderung. Zum Aufbau entsprechender interner Kompetenzzentren wie »Shared Services« hat jedoch nicht jedes Unternehmen genügend Ressourcen. Die SERVICE plus GmbH bietet hierfür Lösungen und übernimmt kaufmännische Dienstleistungen für kommunale Unternehmen aus der Energie- und Abfallwirtschaft. Acht energiewirtschaftliche Gesellschaften, davon vier Netzgesellschaften, haben derzeit ihre kaufmännische Betriebsführung komplett an SERVICE plus ausgelagert.

Große Datenmengen im Überblick

Ein zentrales Thema, das SERVICE plus für die betriebsgeführten Unternehmen bearbeitet, ist die Aufstellung der Energiebilanzen im Rahmen des handelsrechtlichen Jahresabschlusses. Das Team Finanz- und Rechnungswesen setzt dazu InfoZoom ein, um die Standardreports aus NTS.billing von Wilken-Neutrasoft durch flexible Auswertungen zu ergänzen. Zuvor hatte SERVICE plus mit Microsoft Excel und Pivot gearbeitet und stieß durch den benötigten Datenumfang aus dem Abrechnungssystem an Kapazitätsgrenzen: Da zur Datenplausibilisierung z.T. zwei Abrech­nungsjahre herangezogen werden müssen, kamen schon für einen involvierten größeren Gasversorger über eine Million Datensätze zusammen. Damit waren die Zeilengrenzen von Excel überschritten und vollständige Datenauswertungen unmöglich.

»Statt in zwei Wochen können wir die Monatsberichte eine halbe Woche nach Erhalt der Daten vorlegen.«

InfoZoom liest diese Datenmengen in wenigen Sekunden aus dem ERP-System oder CSV-Reports ein und stellt den kompletten Datenbestand übersichtlich dar. Doubletten, falsche Zählverfahren oder ein fehlender Lieferantencode nach Lieferantenwechsel werden sofort sichtbar, so dass gezielt korrigiert werden kann. In den Excel-Listen fehlte bei bis zu 20 Abrechnungszeilen mit jeweils 25 Attributen pro Kundenabrechnung dagegen jeglicher Überblick, und die Auswertung beschränkte sich weitgehend auf die mühsame Kumulierung von Mengen- und Preisbestandteilen je Abrechnungstarif. Dirk Kunde, Teamleitung Finanz- und Rechnungswesen bei der SERVICE plus, bestätigt:

»InfoZoom ermöglicht eine zählpunktge­naue Analyse der Daten nach unterschiedlichsten Gesichtspunkten.«

Revisionssichere Energiebilanz

Neben der Analyse der Absatzmengen über die Abrechnungsdaten können Energiebezugsmengen mit InfoZoom plausibilisiert werden. Die Software hilft zudem bei der Abstimmung der Allokation bzw. der Prognosemengen mit den tatsächlichen Absatzmengen in der Netzabrechnung und somit bei der Ermittlung von Mehr- und Mindermengenabrechnungen. Die anschließende Plausibilisierung von Energieabsatz und -beschaffung sorgt für eine revisionssichere Energiebilanz. Durch den Einsatz von InfoZoom wird dabei eine deutliche Zeiteinsparung von ein bis zwei Wochen bei der Plausibilisierung, Korrektur und Auswertung des Datenbestandes anvisiert.

Geplant ist zudem, die Daten aus den getrennten Systemen

Energiedatenmanagement und Abrechnung für Gas und Strom in InfoZoom für kombinierte Analysen zusammenzubringen und damit einen zählpunktgenauen Abgleich des Energieumsatzes sowie Abweichungsanalysen vorzunehmen.

Zeitvorteile im Reporting

Ein weiteres Einsatzgebiet ist das Reporting, das die Teams Beteiligungsmanagement/Controlling und Vertrieb für Geschäftsführer und Prokuristen der betriebsgeführten Unternehmen erstellen. Die Entscheider der Unternehmen erhalten monatlich durch InfoZoom generierte Reports mit Finanzkennzahlen und energiewirtschaftlichen Analysen. Dazu gehören u.a. Auswertungen der Offenen Posten nach Kundengruppen oder Verarbeitungsstatus, die ein gezieltes Mahnwesen unterstützen. Die Vertriebsgesellschaften erhalten vertriebliche EDM-Auswertungen und Verbrauchsstatistiken. Neben den Ist-Daten werden dabei erwartete Verbrauchsmengen nach Tarifen oder Kundengruppen dargestellt. InfoZoom ermöglicht dabei durch umfangreiche Formelfunktionen Berechnungen und Prognosen.

Die Controller können ihre Daten aus NTS.billing und anderen Datenquellen wie einem Ticket­system frei zusammenstellen und die Reports bedarfsgerecht gestalten. Durch die Automa­tisierung und Standardisierung wiederkehrender Abfragen ist das Reporting dabei professioneller und erheblich schneller geworden. Berit Schmidt-Meinert, Beteiligungsmanagement/Controlling bei SERVICE plus, benennt den Zeitvorteil:

»Statt in zwei Wochen können wir die Monatsberichte heute eine halbe Woche nach Bereitstellung der Basisdaten vorlegen.«

Durch die damit gewonnene Aktualität der Informationen kann z.B. der monatliche Über­blick über die Entwicklung der Kundenzahlen sowie Kündigungen oder Neuanmeldungen im Kontext mit aktuellen Ereignissen wie Marketing-Kampagnen analysiert werden, was eine direkte Erfolgsmessung und Planung konkreter Maßnahmen ermöglicht. InfoZoom unterstützt zudem schnelle Ad-hoc-Auswertungen zu verschiedenen Fragen der Geschäfts­­führung oder der BNetzA und anderer Behör­den. Individuelle Analysen liegen meist innerhalb weniger Stunden vor. Die Unter­nehmensleitung hat damit aussagekräftige Informationen zur Verfügung, von denen zeitnah gezielte Handlungsempfehlungen abgeleitet werden können.

SERVICE plus GmbH

SERVICE plus aus Neumünster übernimmt kaufmännische Dienstleistungen für kommunale Unternehmen aus der Energie- und Abfallwirtschaft. Das Unternehmen kommt selbst aus diesen Branchen, kennt alle Anforderungen und kann auf dieser Basis gebündelten Komplettservice bieten – von Aufgaben aus IT, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Controlling, Energieabrechnung, Energiedatenmanagement, Kommunikation über Projektmanagement bis zur kompletten kaufmännischen Betriebsführung. Grundlage der Zusammenarbeit ist meist eine Minderheitsbeteiligung der SERVICE plus GmbH an den kommunalen Unternehmen, wodurch Synergien im starken
Partnerverbund genutzt werden können.