Anwenderbericht proALPHA Data Quality Manager Titelbild

Günther Spelsberg GmbH & STRACK NORMA GmbH | Hidden Champions voranbringen – Erfolgsgeschichte Datenqualität

Cynthia Schmeißer, EDV + Organisation, Günther Spelsberg GmbH + Co. KG

»pA DQM macht Qualitätskontrolle konkret: Wir finden die fehlerhaften Datensätze sofort, können die Art der Fehler und Lücken direkt sehen und auch ihr Ausmaß genau quantifizieren.«

Cynthia Schmeißer,
EDV + Organisation,
Günther Spelsberg  GmbH + Co. KG

Carsten Woker, Leiter IT und DSM, STRACK NORMA GmbH & Co. KG

»Mit der pA DQM-Komponente und dem Aktivitätenworkflow haben wir die Datenpflege direkt ins Tagesgeschäft der jeweiligen Fehler-Verursacher integriert. Durch den damit erzielten Lern­effekt erreichen wir heute eine dauerhaft hohe Datenqualität von fast 100 Prozent.«

Carsten Woker,
Leiter IT und DSM,
STRACK NORMA GmbH & Co. KG

Hidden Champions voranbringen – Erfolgsgeschichte Datenqualität

Weltweit aktiv und interne Prozesse im Griff – viele mittelständische Unternehmen wissen, wie man mit enger Personal­­decke effizient und erfolgreich arbeitet. Basisaufgaben wie das Datenqualitätsmanagement kommen dabei aber oft zu kurz. Die entsprechenden Qualitätsmängel machen sich nun in zunehmend datengetriebenen Unternehmen an unterschiedlichsten Stellen bemerkbar.

Zwei Unternehmen berichten, wie sie mit dem proALPHA Data Quality Manager (pA DQM) ihr Qualitätsmanagement automatisiert und zur Erfolgsgeschichte gemacht haben; als zuverlässige Basis für moderne digitalisierte Geschäftsprozesse.

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Spelsberg: Reibunsglose digitalsierte Prozesse

Bei Spelsberg gab es einen konkreten Anlass, pA DQM in Betrieb zu nehmen: Das Unternehmen hat sein Rechnungs- und Mahnwesen bis hin zum Versand an die Adressaten komplett digitalisiert; Rechnungen und Mahnungen werden primär als PDF per E-Mail verschickt. Da bei vielen Stammdatensätzen die E-Mail-Adresse fehlte, gab es allerdings zahlreiche Rückläufer und Fehlermeldungen. Cynthia Schmeißer, zuständig für EDV und Organisation bei Spelsberg, aktivierte daraufhin die im Unternehmen bereits vorhandene pA DQM-Komponente, um alle Datensätze mit fehlenden E-Mail-Adressen aufzuspüren. Nach der gezielten Vervollständigung war der Erfolg direkt sichtbar. Fehlermeldungen beim Versand haben sich inzwischen erledigt; der vollautomatische Prozess läuft damit nun reibungslos durch.

Eine zweite wichtige Verbesserung betrifft die Übersetzung von Artikelstammdaten und Produktinformationen für die internationalen Kunden und Geschäftspartner. Mit pA DQM wird kontrolliert, ob zu allen Artikeln neben den deutschen Bezeichnungen und Vertriebslangtexten auch jeweils die englische und französische Version vorliegt. Damit ist gesichert, dass beispielsweise Lieferscheine ins Ausland in der richtigen Sprache ausgefüllt sind oder die internationalen Kunden verständliche Produktinformationen erhalten. Weitere Qualitätsprüfungen beziehen sich auf die bei Artikeln hinterlegten Werte, mit der Maßgabe, dass bestimmte Artikel einen Wert haben müssen, andere, wie Werbeartikel, aber keinen Wert haben dürfen. Auch die bei den Kunden- und Lieferantenkontakten hinter­legten Steuergruppen werden regelmäßig geprüft.

Tagesaktuelle Fehlerlisten für die Fachbereiche

Spelsberg lässt grundsätzlich eine breite ­Basis an Pflege-Berechtigten zu; so darf u.a. jeder, der Zugriff auf den Teile-Stamm hat, auch neue Datensätze anlegen. Dieses unbürokratische Pflege-Konzept hat sich im Unternehmen bewährt – erfordert aber auch eine systematische Datenkontrolle. Cynthia Schmeißer hat dafür inzwischen ein umfang­reiches Regelwerk zur Prüfung diverser Sachverhalte in pA DQM aufgebaut und feste Prüfroutinen für die tägliche Kontrolle eta­bliert: Die zuständigen Fachabteilungen wie Controlling und Vertrieb erhalten jeden Tag ihre aktuellen Fehlerlisten zur Korrektur.

Da die Abteilungen direkt im Tagesgeschäft von der verbesserten Datenqualität profitieren, ist die Akzeptanz für die DQ-Maßnahmen hoch; aus den Fachbereichen kommen sogar immer neue Prüf-Ideen. Cynthia Schmeißer kann die entsprechenden Prüfregeln nach einem Tag Einführungsunterstützung in das Modul durch die pA-Tochter humanIT heute selbst formulieren, und bei Fragen steht ihr Ansprechpartner von humanIT bereit.

Innovation trifft Tradition – 115 Jahre Spelsberg

Günther Spelsberg GmbH, Schalksmühle

Günther Spelsberg GmbH, Schalksmühle

Günther Spelsberg GmbH + Co.KG gehört zu den international führenden Herstellern der Elektrobranche und ist vor allem im Bereich der Elektroinstallations- und Gehäusetechnik tätig. Das Familienunternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Produkte und Systeme für das Elektrohandwerk und die Industrie und gilt als kompetenter Problemlöser für alle Aufgaben rund um das Gehäuse. Das Sortiment umfasst über 5.000 flächendeckend verfügbare Artikel.

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STRACK NORMA: Permanentes Qualitätsniveau bei 100 Prozent

STRACK NORMA beliefert rund 10.000 Kunden weltweit mit Normalien aus einem Portfolio von ca. 330.000 Artikeln. Monatlich kommen im Schnitt 3.000 bis 5.000 Artikel dazu, die von vielen Sachbearbeitern der Fachbereiche per pA-Kopierfunktion im Teilestamm angelegt werden. Die Sicherung der Datenqualität ist bei dieser Menge und Dynamik eine echte Herausforderung. Komplizierte Massenbereinigungen über Datenexporte bzw. ständig zu bearbeitende Excel-Tabellen hatten sich hier als ungeeignet erwiesen.

Für den verantwortlichen IT-Leiter Carsten Woker war klar, dass nur ein permanenter DQM-Prozess, der auf die korrekte Dateneingabe abzielt, Erfolg haben kann. Dazu sollten notwendige Korrekturen direkt beim jeweiligen Verursacher des Fehlers angesiedelt werden, um mit entsprechendem Lerneffekt die qualifizierte Datenpflege zu fördern. Innerhalb von nur einer Woche hat das IT-Team dafür einen ausgefeilten DQM-Prozess implementiert, der auf dem engen Zusammenspiel der pA DQM-Komponente mit dem pA Workflow Management beruht.

Integriert in den pA Workflow

Mit pA DQM werden die Stammdaten täglich in Nachtjobs analysiert. Geprüft werden derzeit neben dem Teilestamm auch Adressdaten des Kunden- und Lieferantenstamms und Liefertermine; die Ausweitung auf Produktions- und Bewegungsdaten ist geplant. Die gefundenen Fehler werden dann automatisch im pA Aktivitätenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters angezeigt, der die entsprechenden Datensätze direkt von dort aus öffnen und korrigieren kann. Zweifelsfälle kann er aber auch an den Vorgesetzten weiterleiten oder zulässige Ausnahmen, die in den Prüf-Regeln hinterlegt werden sollen, an die IT-Abteilung melden.

Wichtig für den effektiven Prozess ist die im DQM Repository hinterlegte Priorisierung von Fehlertypen, die jeweils mit bestimmten Bearbeitungsfristen und definierten Eskalationsstufen verbunden ist. Bei geschäftskritischen Fehlern wie einer fehlenden Zolltarifnummer wird der entsprechende Artikel automatisch gesperrt. In einer Monitoring-Tabelle haben die DQM-Verantwortlichen dabei den Status aller Vorgänge im Überblick.

Für die Applikation sind zwei Personen zustän­dig, die u.a. die Prioritäten und Abläufe zusam­men mit den Fachbereichen entwickelt haben und bei Bedarf die Prüf- und Workflow­-Logiken einfach anpassen können. Die Abstimmung mit den Fachbereichen, die u.a. dafür sorgt, dass die tägliche DQM-Arbeit sinnvoll priorisiert und für jeden machbar ist, fördert die hohe Akzeptanz im Unternehmen. Auch die im Controlling des DQM-Tools visualisierten Erfolge sind motivierend, denn mit der Einführung der Anwendung ist die Qualität der Daten sprunghaft gestiegen und hält sich seitdem permanent bei nahezu 100 Prozent.

THINK. TECH. STRACK.

Strack FirmensitzDer Claim der STRACK NORMA GmbH & Co. KG fasst zusammen, wofür der familiengeführte Normalienhersteller mit seinen Produkten und Mitarbeitern steht: Das Unternehmen bietet weltweit innovative, individuelle und standardisierte Lösungen für den Werkzeug- und Formenbau. Das Produktportfolio umfasst über 330.000 Artikel.

Im Überblick

Datenqualitätsmanagement in proALPHA ERP
Günther Spelsberg GmbH & Co. KG
STRACK NORMA GmbH & Co. KG

Bedarf

Automatisierte Prozesse für permanentes DQM

Lösung und Nutzen

Der proALPHA Data Quality Manager unterstützt ein durchgängiges, von der Prüfung bis zu den Ergebnissen automatisiertes Datenqualitätsmanage­ment. Damit gelingt es, DQM als effizienten, systematischen Prozess in das Tagesgeschäft der proALPHA-Anwender zu integrieren und eine nachhaltig hohe Datenqualität im ERP-System zu gewährleisten.

Anwenderbericht
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