Trovarit | Datenmigration im Fokus der Implementierung

Migration als durchgängiges Teilprojekt

Bei der Einführung von Business Software wie ERP- oder CRM-Lösungen ist die reibungslose Datenmigration ein zentraler Erfolgsfaktor. Die Trovarit AG hat daher Best Practices für die Implementierung entwickelt, die der Migra­tion einen zentralen Stellenwert einräumt. Das Teilprojekt »Datenanalyse und -migration« bildet hier eine Querschnittsaufgabe, die sich über den gesamten Projektplan erstreckt. Im Rahmen dieses Implementierungsmodells werden die vorhandenen Daten bereits während der Software-Evaluation mithilfe von InfoZoom analysiert und konkrete Maßnahmen zur Vorbereitung der Migration formuliert.

Das ermöglicht eine realistische Einschätzung der anstehenden Datenarbeit, auf deren Basis auch gezielte Vereinbarungen mit dem Softwareanbieter getroffen werden können. Der frühe Einstieg in das Datenthema verschafft den Kunden von Trovarit zudem genügend zeitlichen Freiraum zur Lösung auftauchender Datenprobleme. Das verhindert unliebsame Überraschungen, Verzögerungen und Zusatzkosten im Rahmen der Datenübernahme.

Transparenz für alle Beteiligten

Mit InfoZoom kann Trovarit ohne Programmieraufwand und ohne Vorbereitung von Templates direkt auf jedes Vorsystem bei Kunden verschiedenster Branchen aufsetzen und die Echtdaten im gemeinsamen Meeting anschaulich zeigen. InfoZoom visualisiert in Sekunden ganze Datenquellen und macht die Datenlage sofort transparent. Die Kunden können sich wie im eigenen System orientieren und ein freies, intuitives Data Profiling in InfoZoom Schritt für Schritt live mitverfolgen. Den Analysemöglichkeiten sind dabei keine Grenzen gesetzt. Alex Ron, für die Migration verantwortlicher Consultant bei Trovarit, nennt ein Beispiel:

»Bei einem Kunden haben wir direkt 126.000 Artikel im Überblick auf einer Bildschirmmaske in InfoZoom angezeigt und ausgewertet.«

Mit der plakativen Analyse liegen Fakten auf dem Tisch, die alle Projektbeteiligten sofort verstehen und nachvollziehen können. Damit unterstützt InfoZoom auch die konstruktive Zusammenarbeit aller Stakeholder im Projekt – und das sind bei ERP-Implemen­tierungen praktisch alle Fachbereiche sowie die ­IT-Abteilung.

Dynamisches Prototyping

Mit InfoZoom treten auch Routinen der Datenpflege zutage, die bei einer reinen Prozessanalyse nicht ermittelt worden wären. Wird beispielsweise ein systematischer »Datenmissbrauch« aufgedeckt, fragen die Berater von Trovarit nach dem Grund, um die Feld- und Oberflächenstruktur des neuen Systems dann gegebenenfalls gezielt zu optimieren. Alex Ron nennt ein Beispiel aus der Projektpraxis: Im Adressbestand eines Kunden fiel bei der Datenanalyse die wiederholte Belegung der Hausnummer »999« auf. Diese Hausnummer ist im deutschen Adressverzeichnis nicht vergeben. Die Befragung der zuständigen Mitarbeiter ergab, dass »999« üblicherweise als Notlösung für die Adresse »Parkhaus« angegeben wurde, weil dafür keine Eintragsmöglichkeit in der Adressmaske vorgesehen war. Im Zielsystem wurde dann eine entsprechende Auswahl ergänzt. Alex Ron fasst zusammen:

»Auf der klar sichtbaren Datengrundlage von InfoZoom erfahren wir wichtige Prozessdetails aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeiter, die in der Prozessanalyse selbst nicht zur Sprache kommen, weil sie im Standardprozess schlicht nicht vorgesehen sind.«

Auf Basis der ersten Dateninventur werden auch die Datenkataloge des Alt- und des Zielsystems mit allen Strukturen und Hierarchien in InfoZoom abgebildet und die Mapping-Tabellen aufgestellt. In Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen findet eine iterative Analyse und Bereinigung mit Bezug auf jedes einzelne Datenfeld statt. Bei diesem Abgleich zwischen Alt- und Neusystem fungiert ­InfoZoom als flexibler Zwischenspeicher, in dem das dynamische Prototyping vorgenommen werden kann, ohne das laufende Altsystem zu belasten.

Sicheres Datenmanagement

Als universelles Tool wird InfoZoom von ­Trovarit in allen Phasen des Migrationsprozesses eingesetzt. Von der plakativen Datensichtung über transparentes Data Profiling, Dokumentation, Bereinigung und Modellierung bis zur Validierung werden verschiedenste Aufgaben mit einem einzigen Tool abgedeckt.

Die Kunden von Trovarit profitieren durch ein effizientes Datenmanagement während der Implementierung. Mithilfe von InfoZoom behalten sie den Überblick bei der Daten­arbeit, treffen fundierte Entscheidungen und minimieren das Projektrisiko. Im Hinblick auf den Aufwand für die Datenbereinigung, die Migration und die anschließenden Prüfprozesse ist dabei auch die anfängliche Datenreduktion bzw. die Archivierung von Altdaten ein entscheidender Hebel für eine kosteneffiziente Datenübernahme. Die Projekterfahrung von Trovarit zeigt, dass das Migrations­volumen auf Basis der transparenten InfoZoom-Analysen regelbasiert oft bis auf die Hälfte reduziert werden kann.

Nach der Migration wird die Datenbasis wiederum mit InfoZoom geprüft und berei­nigt, so dass eine vollständige und gelungene Datenübernahme gewährleistet ist. Viele ­Kunden von Trovarit arbeiten sich schon ­während der ­Implementierung in den Umgang mit InfoZoom ein und nutzen die Software­lösung danach auch intern für ein nachhaltiges Datenqualitätsmanagement.