Wagner Unternehmensgruppe | Effiziente Prüfung von SAP-Daten

Umfangreiche Stammdatenprüfungen

WAGNER sichert die Qualität seiner Materialstammdaten im Rahmen von Daten-Lifecycle-Prozessen und eines unternehmensweiten Datenprojektes. Bei der Datenprüfung mithilfe von Excel-Sheets hatte die zuständige Enterprise Data Quality Managerin Gabriele Wilke-Müller, die monatlich Qualitätsberichte
an das Management liefert, allerdings zu kämpfen: Bei rund 300.000 Datensätzen auf globaler Ebene und 500.000 Datensätzen auf Werksebene kam die komplizierte Excel-Lösung an ihre Grenzen. Die Durchläufe dauerten zu lang und brachen oft mitten im Vorgang ab. Auch die benötigten Daten aus dem SAP-System zu ziehen und zusammenzustellen war jedes Mal wieder eine aufwändige Handarbeit.

Flexible IT-Lösung

Auf der Suche nach einem professionellen Tool für Data Cleansing und Data Governance stieß das Unternehmen auf InfoZoom. Ein Testzugang überzeugte Gabriele Wilke-Müller durch die schnelle Selektion und übersichtliche Visualisierung der Echtdaten. Die Datenexpertin fand InfoZoom zudem als schlanke, kosteneffiziente Lösung genau passend – alternative Lösungen waren meist überdimensioniert.

„InfoZoom ist eine Software, die Spaß macht.“

Eine zweitägige Nutzerschulung und ein Beratungstag, den die Projektleiterin stundenweise in Anspruch nahm, reichten aus, um in die Bedienung einzusteigen, die gewünschten Datenanalysen zu definieren und gemeinsam mit dem InfoZoom-Berater eine Batch-Datei für die automatisierte Datenprüfung zu schreiben. Änderungen in der Batch-Datei, wie beispielsweise individuelle Prüfregeln für die verschiedenen Länder des Konzerns, kann die Projektleiterin seitdem selbst vornehmen, was die gewünschte Unabhängigkeit von der IT-Abteilung oder externer Beratung sichert.

Direktzugriff auf SAP

Bei WAGNER stehen saubere Daten im Vordergrund. Dies bedingt auch die Bereinigung des umfangreichen Altdatenbestands. Eine der größten Herausforderungen ist dabei der Datenabgleich nach mehrfachen Systemmigrationen und aus heterogenen Systemen der international aufgestellten Unternehmensgruppe.

Mit InfoZom wurde das Daten-Mapping automatisiert. In der Batch-Datei werden die Datenbezeichnungen beim Datenload gemäß der hinterlegten Regeln abgeglichen und harmonisiert, die Datensätze per Kreuztabellen zusammengeführt und verknüpft. Einen wesentlichen Vorteil brachte zudem der Einsatz eines externen ODBC-Treibers, der die relevanten Daten direkt aus SAP lädt und in InfoZoom zur Analyse bereitstellt. Statt der manuellen Zusammenstellung stehen die benötigten Stammdaten aus SAP nun in Sekundenschnelle auf Knopfdruck zur Prüfung bereit. Alle benötigten Formeln und Verknüpfungen für die Auswertung sind ebenfalls in InfoZoom hinterlegt.

„Mit InfoZoom ist unser Data Cleansing
wesentlich effizienter als mit Excel.“

Effiziente Prozesse

Durch den hohen Automatisierungsgrad sind die unternehmensweiten Cleansing-Prozesse wesentlich effektiver geworden: Über die monatlichen Auswertungen hinaus kann Gabriele Wilke-Müller heute jederzeit nach Bedarf Analysen fahren. Je nach Fragestellung wird der entsprechende Datenausschnitt gesichtet und mit dem zuständigen Data Owner besprochen. Über ein Tool können die Datenverantwortlichen oder die Projektleiterin dann die Korrekturen und Ergänzungen vornehmen und in SAP zurückschreiben.

Zum Teil werden auf dieser Basis neue Cleansing-Regeln mit Gruppen von Key Usern diskutiert und beschlossen. So können Massen von Altdaten auf einen Schlag bereinigt werden. Oder es werden automatisierte Plausiblitätsprüfungen für neue Datensätze festgelegt. Die Datenbereinigung und -pflege ist damit zum iterativen Prozess mit gezielten Maßnahmen auf Basis der aktuellen Datenlage geworden. Damit konnte die Qualität der unternehmensweiten Materialstammdaten deutlich erhöht werden. Auch Sonderauswertungen wie die Prüfung von Lagerbewegungen der letzten zehn Jahre hat Gabriele Wilke-Mülller inzwischen vorgenommen. Mit InfoZoom war es möglich, die anfallenden 22 Millionen Datensätze in überschaubarer Zeit zu sichten und daraufhin fundierte Entscheidungen zur Inaktivierung von Materialien zu treffen.

Transparenz schafft Akzeptanz

Im Fokus des aktuellen Data Cleansing Projektes stehen bei WAGNER vor allem die Vollständigkeit der Datensätze, d.h. die Prüfung, welche leeren Felder noch zu befüllen sind, sowie die mögliche Inaktivierung von Materialien. Im zweiten Projektabschnitt wird dann der Fokus auf correctness, timeliness, acccuracy
und consistency der Materialstammdaten gelegt werden. Für beide Maßnahmen ist abteilungsübergreifendes Prozesswissen nötig. Die übersichtliche Visualisierung von InfoZoom macht die Daten für alle beteiligten Key User verständlich und deckt auch die Abhängigkeiten von Attributen bzw. die Einbindung
von Daten in verschiedenen Geschäftsprozessen auf. Mit dem Blick über den Abteilungs-Tellerand wird der Sinn der Feldbefüllung klar, was die Motivation zur Nachbearbeitung erheblich steigert. Schwieriger sind die Entscheidungen hinsichtlich der Inaktivierung von Datensätzen. Im komplexen Materialbestand von
WAGNER ist für den Einzelnen kaum überschaubar, welches Teil in welchem Zusammenhang benötigt wird. Daher wurden Datensätze bislang im Zweifel eher aktiv gehalten.

„Entscheidungen zur Daten-Archivierung werden
jetzt auf der Basis von Fakten und
Analysen gefällt und fallen damit wesentlich leichter.“

Durch die klare Analyse mit InfoZoom können Entscheidungen auf klarer Faktenlage getroffen werden, so dass nun größere Datenbestände auf sicherer Grundlage archiviert werden können. Das bedeutet handfeste finanzielle Vorteile für WAGNER, da jeder archivierte Datensatz durch die Reduzierung von Speicherplatz, Datenpflege oder Suchaufwand Kosten einspart.

„Die Kombination von InfoZoom zur Datenvisualisierung mit
dem ODBC-Treiber zum Direktzugriff auf SAP ist genial.“