Excel-Dateien als Datenquellen verwenden

Excel-Dateien können Sie als Datenquellen für InfoZoom-Tabellen verwenden. So können Sie jederzeit Daten aus der Excel-Datei in die InfoZoom-Tabelle nachladen.

Daten aus einer Excel-Datei importieren

Beim Import aus Excel unterstützt Sie der Excel-Assistent. Den Datenimport aus einer Excel-Datei mit dem Excel-Assistenten können Sie wie folgt starten:

  • Sie öffnen die Datei in InfoZoom über den Auswahlassistenten oder über den Menüpunkt Datei | Öffnen.

  • Sie ziehen die Datei von ihrem Speicherort per Drag & Drop auf das InfoZoom-Fenster.

  • Sie klicken in der Registerkarte Daten, Gruppe Import auf die Schaltfläche , um die Datei von einem lokalen Speicherort zu laden

  • Sie klicken in der Registerkarte Daten, Gruppe Import auf die Schaltfläche , um die Datei aus dem Internet zu laden

Beim Import mit dem Excel-Assistenten wird die Excel-Datei als Datenquelle an die InfoZoom-Tabelle angebunden.

Die Einstellungen, die Sie für den Import gewählt haben, werden zu der InfoZoom-Tabelle gespeichert.

Daten aus einer Excel-Datei nachladen

Die Daten aus einer Excel-Datei können Sie wie für Datenquellen üblich nachladen.

Für das Nachladen können Sie die Einstellungen des ursprünglichen Imports beibehalten oder ändern.

AnzeigenBedienung: Daten nachladen

Einstellungen für das Nachladen

Die Einstellungen für das Nachladen sehen Sie im Fenster Datenquelle zu der betreffenden InfoZoom-Tabelle in der Registerkarte Excel-Datei.

Felder in der Registerkarte Excel-Datei

Felder

Erläuterungen

Nachladen aus einer Excel-Datei

Aus URL lesen

Anhand des aktiven Kontrollkästchens erkennen Sie, dass der InfoZoom-Tabelle eine Excel-Datei als Datenquelle angebunden ist. Wenn die Datei aus dem Internet heruntergeladen wurde, dann ist zusätzlich das Kontrollkästchen Aus URL lesen aktiv.

Hinweis: Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, dann wird die Anbindung zu der Datenquelle gelöst. Die Einstellungen bleiben jedoch so lange gespeichert, wie das Fenster Datenquelle geöffnet ist. So können Sie die Verbindung wiederherstellen, indem Sie das Kontrollkästchen erneut aktivieren.

Dateiname oder URL

Name und Verzeichnis oder URL der Excel-Datei, die als Datenquelle dient.

Unter dem Feld werden folgende Informationen angezeigt:

  • Zeitpunkt der Erstellung der Excel-Datei und Zeitpunkt der letzten Änderung in der Excel-Datei

  • Zeitpunkt des Imports oder des letzten Nachladens von Daten aus der Excel-Datei in die InfoZoom-Tabelle

Der Feldinhalt entspricht dem des Felds Arbeitsmappe im Excel-Assistenten.

Tabellenname

Name des Arbeitsblatts der Excel-Datei, aus dem die Daten importiert wurden.

Der Feldinhalt entspricht dem des Felds Arbeitsblatt im Excel-Assistenten.

Datenbereich

Datenbereich, dessen Daten importiert wurden.

Wenn beim ursprünglichen Import ein Datenbereich festgelegt war, dann ist die betreffende Festlegung in den Einstellungen gespeichert.

Wenn beim ursprünglichen Import kein Datenbereich festgelegt war, sondern das gesamte Arbeitsblatt berücksichtigt wurde, dann ist in den Einstellungen keine Information zum Datenbereich gespeichert.

Der Feldinhalt entspricht dem des Felds Datenbereich im Excel-Assistenten.

Alle Datensätze

Wenn ein Datenbereich festgelegt ist, dann bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen Alle Datensätze, ob beim Nachladen auch die dem festgelegten Datenbereich folgenden Datensätze importiert werden. So werden beim Nachladen auch Datensätze berücksichtigt, die in der Datenquelle seit dem letzten Import hinzugekommen sind oder gelöscht wurden.

Bei aktivem Kontrollkästchen werden die Datensätze aus dem festgelegten Datenbereich nachgeladen und zusätzlich alle Datensätze, die dem festgelegten Datenbereich folgen.

Bei inaktivem Kontrollkästchen werden nur die Datensätze aus dem festgelegten Datenbereich nachgeladen.

Anordnung der Datensätze

Anordnung der Datensätze in dem Arbeitsblatt der Excel-Datei.

An der Einstellung der Optionsgruppe erkennen Sie, ob die Datensätze in dem Arbeitsblatt zeilenweise oder spaltenweise angeordnet sind.

Die Einstellung des Felds entspricht der des Felds Datensätze (Objekte) in im Excel-Assistenten.

Einstellungen für das Nachladen ändern

Für das Nachladen aus einer Excel-Datei können Sie die Einstellungen des ursprünglichen Imports ändern. So können Sie z.B. den Datenbereich erweitern.

Nach dem Ändern von Einstellungen können Sie das Nachladen zunächst testen. Wenn der Test erfolgreich war, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert. Wenn der Test nicht erfolgreich war, dann werden Sie in einer Systemmeldung über die Ursache informiert, sodass Sie die Einstellungen ggf. korrigieren können. So werden Sie z.B. informiert, wenn die Feldnamen in der Datenquelle von den Attributnamen in der InfoZoom-Tabelle abweichen. Dies kann der Fall sein, wenn Feldnamen geändert wurden. In diesem Fall wird der Assistent für Feldzuordnungen geöffnet, sodass Sie die fehlenden Zuordnungen ergänzen können.

AnzeigenBedienung: Einstellungen für das Nachladen ändern

Datenbereich für das Nachladen ändern

Datenbereich hinsichtlich der Datensätze ändern

Um den Datenbereich hinsichtlich der Datensätze (Objekte) zu erweitern oder weiter einzugrenzen, erfassen Sie im Feld Datenbereich die gewünschte Anzahl an Zeilen. Die gewählte Einstellung können Sie bei Bedarf mit dem Kontrollkästchen Alle Datensätze übersteuern, sodass zusätzlich alle Datensätze nachgeladen werden, die dem festgelegten Datenbereich folgen.

Datenbereich hinsichtlich der Attribute ändern

Beim Nachladen werden nur die Excel-Attribute berücksichtigt, die bei der Attributauswahl für den ursprünglichen Import ausgewählt wurden. Daher können Sie den Datenbereich bezüglich der Attribute nicht erweitern oder weiter eingrenzen, indem Sie im Feld Datenbereich die Anzahl der Spalten erhöhen oder reduzieren.

Tipp:

  • Wenn Sie aus einer Excel-Datei Attribute in wechselnder Zusammenstellung benötigen, dann sollten Sie beim ursprünglichen Import alle Excel-Attribute auswählen. Die Attribute, die Sie zeitweilig nicht benötigen, können Sie aus der InfoZoom-Tabelle löschen. Bei Bedarf können Sie die Attribute aus der Excel-Datei nachladen.

  • Alternativ können Sie für den ursprünglichen Import eine Attributauswahl vornehmen. Diese Attributauswahl können Sie bei Bedarf ändern, indem Sie die InfoZoom-Tabelle aus der Excel-Datei aktualisieren. Beim Aktualisieren wird der Excel-Assistent für die Excel-Datei erneut geöffnet, sodass Sie die gewünschte Attributauswahl vornehmen können.