Reporte mit List & Label erstellen

Mit dem Reportwerkzeug List & Label können Sie Daten aus InfoZoom-Tabellen für verschiedene Verwendungszwecke aufbereiten und ansprechend gestaltet ausgeben, z.B. für die Auswertung oder Präsentation. Dazu definieren Sie Reportvorlagen, mit denen Sie die Daten auf Drucker oder in Dateien ausgeben können.

Hinweise zur Nutzung von List & Label

Themen

Hinweise

Lizenzierung

List & Label Designer und List & Label Viewer sind optionale kostenpflichtige Komponenten für InfoZoom, die nicht in allen Produktvarianten zur Verfügung stehen. Wo die Komponenten zur Verfügung stehen, gilt Folgendes: Sofern eine Komponente nicht bereits gekauft wurde, steht sie mit dem Kauf der Produktvariante als Testversion zur Verfügung. Die Nutzung dieser Testversion ist auf 30 Tage nach dem Kauf begrenzt.

Berechtigungen

Voraussetzung für die Nutzung der Funktionalität ist, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen für die Tabelle besitzen.

Docking Manager

Für den List & Label Viewer steht der Docking Manager zur Verfügung, so dass Sie das Fenster des Viewers am Infoscape andocken können. Für den List & Label Designer steht der Docking Manager nicht zur Verfügung.

Anfragen

Mit List & Label erstellte Reportvorlagen können Sie in Anfragen verwenden.

Funktionsweise von List & Label

Mit List & Label können Sie Reportvorlagen für Listen, Etiketten oder Karteikarten gestalten. Reportvorlagen werden in List & Label als "Projekte" bezeichnet.

In List & Label stehen über die reine Gestaltung hinaus zahlreiche Möglichkeiten der Datenaufbereitung zur Verfügung. So können Sie z.B. in Listen komplexe Auswertungen einbinden, die Sie in der Vorlage u.a. mit Hilfe mathematischer Funktionen hinterlegen können. Ebenso können Sie Tabellen oder Diagramme einbinden.

Zum Erstellen der Reporte nutzen Sie zwei Komponenten von List & Label. Zum Definieren von Reportvorlagen nutzen Sie den List & Label Designer, den Sie für den jeweiligen Projekttyp direkt aus InfoZoom öffnen können. Auf Basis der Vorlagen erstellen Sie Reporte mit den Daten, die Sie in der InfoZoom-Tabelle nach Ihren Anforderungen zusammengestellt haben. Dazu nutzen Sie den List & Label Viewer, in dem Sie die Reporte in einer Vorschau einsehen und in der gewünschten Form ausgeben können. Die beiden Komponenten werden im Folgenden kurz "Designer" und "Viewer" bezeichnet.

Reportvorlagen definieren

Eine Reportvorlage definieren Sie zu der InfoZoom-Tabelle, deren Daten Sie in einem Report ausgeben wollen. Dazu öffnen Sie den Designer für den gewünschten Projekttyp, z.B. "Liste".

Beim Definieren der Vorlage unterstützt Sie der List & Label Projekt-Assistent. Hilfestellung finden Sie zudem in der Onlinehilfe zum Designer, die Sie im Designer mit der Schaltfläche öffnen können.

Arbeitsbereich mit Projekt (Reportvorlage)

Im Arbeitsbereich können Sie die Reportvorlage u.a. in einer WYSIWYG-Ansicht bearbeiten (Registerkarte "Layout-Vorschau").

Zudem können Sie eine Echtdatenvorschau einsehen (Registerkarte "Vorschau"). Die Echtdatenvorschau zeigt die Reportvorlage mit Daten entsprechend dem Zoom-Zustand der zu Grunde liegenden Tabelle. So können Sie die Vorlage schon beim Definieren mit den Originaldaten überprüfen. Die Funktionen der Echtdatenvorschau entsprechen im Wesentlichen den Funktionen des Viewers, den Sie für die eigentliche Erstellung der Reporte nutzen. So können Sie z.B. auch aus der Echtdatenvorschau den Report drucken.

Objekte der Reportvorlage

Die Objekte sind die Bestandteile der Reportvorlage, in denen die Daten ausgegeben werden, z.B. einzelne Felder, Tabellen oder Berichtscontainer mit mehreren Tabellen.

Variablen und Felder

Anhand von Variablen und Feldern bestimmen Sie, welche Daten in der Reportvorlage ausgegeben werden. Zur Verfügung stehen die Daten (Attribute) aus der InfoZoom-Tabelle sowie verschiedene Variablen für die Gestaltung des Reports, z.B. für die Seitenummerierung.

Eigenschaften des Projekts oder des aktuell ausgewählten Objekts

In dem Fenster bestimmen Sie die Eigenschaften des Objekts, z.B. die Sortierung bei einer Tabelle.

Designer öffnen und Attribute an List & Label übergeben

Mit dem Öffnen des Designers werden die Attribute der InfoZoom-Tabelle mit Attributwerten an List & Label übergeben. Somit stehen die Attribute dort für die Übernahme in die Reportvorlage zur Verfügung. Übergeben werden alle sichtbaren Attribute, d.h. temporär oder auf Grund fehlender Berechtigungen permanent ausgeblendete Attribute werden nicht übergeben. Die übergebenen Attribute werden im Designer im Bereich "Variablen/Felder" unter "InfoZoom" aufgelistet. Abhängig vom Projekttyp werden die Attribute unter "Felder" (Projekttyp "Liste") oder unter "Variablen" (Projekttypen "Etikett" und "Karteikarte") geführt.

Besonderheiten bei der Übergabe

List & Label erlaubt für die Namen von Feldern und Variablen nur Buchstaben, Ziffern und Unterstriche (_). Zudem müssen die Namen der Felder und Variablen eindeutig sein, d.h. anders als für Attribute in InfoZoom sind gleichlautende Namen nicht zulässig.

Daher werden die Attributnamen für die Übergabe zunächst wie folgt modifiziert:

  • Attributnamen, die mit einer Ziffer beginnen, wird ein Unterstrich (_) vorangestellt.

  • Ziffern und Buchstaben (auch Sonderbuchstaben und Umlaute) bleiben erhalten.

  • Unterstriche bleiben erhalten.

  • Runde Klammern und Leerzeichen werden durch Unterstriche ersetzt.

  • Alle anderen Zeichen, z.B. eckige Klammern, werden durch ihre Unicodenummern in Dezimalschreibweise ersetzt.

  • Drilldown-Attribute erhalten den (ggf. modifizierten) Namen der Attributgruppen, zu denen sie gehören.

Beispiel: Der Attributname "Höchstgeschwindigkeit (km/h)" wird modifiziert zu "Höchstgeschwindigkeit__km47h_".

Anschließend werden die modifizierten Attributnamen auf Eindeutigkeit geprüft. Die Prüfung ist nicht case-sensitive, d.h. Groß- und Kleinschreibung wird nicht dabei unterschieden. Wenn zwei oder mehr Attribute in List & Label auf denselben Namen abgebildet werden, dann werden die Attribute mit Ausnahme des jeweils ersten Attributs in der Tabelle markiert. Über die gleichnamigen Attribute werden Sie in einer Systemmeldung informiert. In der Systemmeldung entscheiden Sie, wie mit den gleichnamigen Attributen verfahren wird:

  • Wenn Sie die Systemmeldung mit "OK" beantworten, dann werden die markierten Attribute automatisch ausgeblendet. Der Designer wird geöffnet und nur die sichtbaren Attribute werden übergeben.

  • Wenn Sie die Systemmeldung mit "Abbrechen" beantworten, dann wird der Designer zunächst nicht geöffnet. Die Markierung der Attribute in der Tabelle bleibt erhalten. Nun können Sie Tabelle nach Ihren Anforderungen bearbeiten, um die zu übergebenden Attribute zu bestimmen. Dazu können Sie die Markierung so abändern, dass zuletzt nur noch die nicht erwünschten Attribute markiert sind. Diese Attribute blenden Sie vor dem erneuten Öffnen des Designers manuell aus, z.B. über das Kontextmenü. Um für eindeutige Attributnamen zu sorgen, können Sie zudem Attribute umbenennen. Abschließend öffnen Sie den Designer erneut, um die sichtbaren Attribute zu übergeben.

Hinweis: List & Label kann maximal 255 Felder bzw. Variablen verarbeiten. Bei größeren Tabellen übergibt InfoZoom also auch nur die ersten 255 Attribute an List & Label. Gleichnamige Attribute werden dabei mit Ausnahme des jeweils ersten Attributs nicht mitgezählt. Über diese Anzahl hinaus werden Attribute auch nicht mehr auf Gleichnamigkeit überprüft.

Reportvorlage gestalten

Beim Gestalten der Vorlage bestimmen Sie, in welcher Form die Daten der Tabelle dargestellt werden, z.B. als Diagramm. Dazu fügen Sie die gewünschte Darstellungsform als "Berichtscontainer" in den Arbeitsbereich ein. In diesen Berichtscontainer übernehmen Sie die gewünschten Attribute (Felder) oder Variablen per Drag & Drop aus der Variablen- und Feldauswahl und ordnen sie in der gewünschten Form an. Anhand der Felder und Variablen bestimmen Sie, welche Daten in der Reportvorlage ausgegeben werden. Zur Verfügung stehen die Daten (Attribute) aus der InfoZoom-Tabelle.

Zusätzlich können Sie verschiedene Variablen verwenden. So können Sie anhand der Variable InfoZoomRestriction die aktuelle Fokussierung (Zoom-Zustand) der Tabelle anzeigen, wie sie in der Statusleiste der Tabelle ersichtlich ist. Die Variable können Sie für alle Arten von Reportvorlagen verwenden und an beliebiger Stelle einfügen, z.B. in den Listenkopf bei einer Liste. Der Wert der Variable ändert sich dynamisch. Daher wird jeweils die aktuelle Fokussierung angezeigt. Weitere Variablen und Felder stellt List & Label zur Verfügung, z.B. für die Seitennummerierung.

Nach dem Einfügen der gewünschten Felder und Variablen können Sie die Vorlage nach Ihren Anforderungen weiter gestalten, z.B. indem Sie Kopfzeilen, Fußzeilen und Bilder einfügen oder die Sortierung der Daten festlegen. Hilfestellung beim Gestalten finden Sie in der Onlinehilfe zum Designer.

Hinweis: Reportvorlagen mit der Variable InfoZoomRestriction können erst ab InfoZoom Desktop Version 2018 verwendet werden. Wenn Sie eine solche Reportvorlage in einer älteren InfoZoom-Version verwenden wollen, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert. Sie können den Designer für die Reportvorlage jedoch in der älteren InfoZoom-Version öffnen und die Variable löschen, sodass die Reportvorlage wieder verwendet werden kann.

Tipp: Nutzen Sie die Echtdatenvorschau (Registerkarte Vorschau im Arbeitsbereich), um die Vorlage schon beim Definieren mit den Originaldaten zu überprüfen. Den Umfang der Vorschau können Sie begrenzen (Schaltfläche Seiten einschränken in der Vorschau). Der Umfang wird auf die Seitenanzahl begrenzt, die in den Optionen zur Vorschau hinterlegt ist. Standardeinstellung ist "2", d.h. die Vorschau ist auf zwei Seiten begrenzt. Die Einstellung können Sie in den Optionen für die Vorschau ändern. Informationen hierzu finden Sie in der Onlinehilfe zum Designer unter "Echtdatenvorschau".

Zum besseren Verständnis hier die Darstellung einer Reportvorlage in der Echtdatenvorschau:

Besonderheiten zur Sortierung

Die Sortierung der Daten in der Echtdatenvorschau des Designers sowie im Viewer richtet sich standardmäßig nach der aktuellen Sortierung der zu Grunde liegenden Tabelle. Die Sortierung können Sie ändern, indem Sie ein oder mehrere Attribute bestimmen, nach denen sortiert wird. Die Sortierung ändern Sie im Designer in den Eigenschaften der Tabelle. Dort bestimmen Sie je Attribut, ob aufsteigend oder absteigend sortiert wird. Bei mehreren Attributen legen Sie zudem fest, in welcher Reihenfolge die Sortierung erfolgt.

AnzeigenBedienung: Reportvorlagen definieren

Reportvorlage speichern

Die Reportvorlage speichern Sie sinnvollerweise im Verzeichnis der zu Grunde liegenden Tabelle. Auf diese Weise steht die Reportvorlage schnell zur Verfügung, z.B. wenn Sie Tabelle und Reportvorlage an anderen InfoZoom-Benutzer weitergeben wollen.

Beim Speichern werden je Reportvorlage drei Dateien angelegt, deren Dateiendungen für jeden Projekttyp unterschiedlich sind:

  • Projekttyp "Liste": Dateiendungen ".lst", ".lsp", ".lsv"

  • Projekttyp "Etikett": Dateiendungen ".lbl", ".lbp", ".lbv"

  • Projekttyp "Karteikarte": Dateiendungen ".crd", ".crp", ".crv"

Die Dateien mit den Dateiendungen ".lst", ".lbl" und ".crd" enthalten die eigentlichen Vorlagen. Die Dateien müssen Sie daher bei der Weitergabe der Tabelle an andere Benutzer mitgeben, damit diese Reporte erstellen können. Die übrigen Dateien enthalten die Druckerspezifikation sowie weitere interne Informationen. Sie werden für die Weitergabe nicht zwingend benötigt.

Reportvorlagen pflegen

Sie können:

  • Reportvorlagen ändern

    So können Sie z.B. weitere Attribute aus der Tabelle an List & Label übergeben. Auch können Sie Inhalt und Gestaltung der Reportvorlage ändern, z.B. Felder/Variablen hinzufügen oder entfernen. Die Vorgehensweise entspricht der Vorgehensweise beim Definieren der Reportvorlage.

  • Reportvorlagen löschen

    Hinweis: Wenn Sie eine Reportvorlage löschen, die in einer Anfrage verwendet wird, dann wird beim Ausführen der Anfrage statt des Reportfensters (Viewer) ein Fehlerfenster mit einer entsprechenden Meldung angezeigt.

    Thema: Reporte und Diagramme ändern oder löschen

AnzeigenBedienung: Reportvorlagen ändern

Reporte erstellen und ausgeben

Zum Erstellen eines Reports stellen Sie zunächst die Daten zusammen, die der Report enthalten soll, z.B. durch Zoomen in der betreffenden Tabelle. Anschließend wählen Sie die gewünschte Reportvorlage aus. Zur schnelleren Auswahl der Reportvorlage können Sie dabei u.a. auf die zuletzt verwendeten Vorlagen zugreifen.

Mit dem Auswählen der Reportvorlage wird der Report erstellt und im Viewer angezeigt. Dabei werden die Datensätze (Objekte) entsprechend der vorherigen Zusammenstellung in den Report übernommen.

Bei der Übernahme wird keine Projektion der Objekte vorgenommen. Wenn Objekte mit identischen Wertekombinationen vorkommen, dann werden alle diese Objekte bei der Übernahme berücksichtigt. Dies unterscheidet List & Label von anderen mit InfoZoom nutzbaren Reportkomponenten wie Excel oder dem internen Report. Wenn Sie also nicht alle Objekte mit identischen Wertekombinationen in den Report übernehmen wollen, dann müssen Sie die Objekte vor der Übernahme entsprechend eingrenzen. Dazu können Sie z.B.

Die Daten der Objekte werden abhängig von ihren Formaten in folgender Form an List & Label übergeben:

  • Daten mit den Formaten "String", "Zeitraum" und "Uhrzeit" werden als Zeichenketten übergeben. Somit werden die Daten in List & Label genauso angezeigt wie in der InfoZoom-Tabelle.

  • Daten mit den Formaten "Zahl", "Datum" und "Datum mit Uhrzeit" werden als numerische Werte übergeben. Auf diese Weise können Sie die Daten leicht mit den Funktionen bearbeiten, die in List & Label verfügbar sind.

Der Viewer zeigt die Vorlage mit den Daten in einer Vorschau. Zum Prüfen des Reports können Sie die Ansicht im Viewer nach Ihren Anforderungen bearbeiten. So können Sie die Ansicht vergrößern und verkleinern. Die Funktionen des Viewers entsprechen im Wesentlichen der Echtdatenvorschau des Designers. Informationen hierzu finden Sie in der Onlinehilfe zum Designer unter "Echtdatenvorschau".

Zum besseren Verständnis hier die Darstellung eines Infoscapes mit angedocktem Viewer:

Aus dem Viewer können Sie den Report in der gewünschten Form ausgeben. Die Ausgabe starten Sie im Viewer manuell. Dabei stehen folgende Ausgabeformen zur Verfügung:

  • Report drucken

    Sie können die aktuelle Seite oder alle Seiten des Reports drucken. Der Druck erfolgt entsprechend der Einstellungen, die Sie im Designer festgelegt haben, z.B. auf den Standarddrucker.

  • Report in eine Datei exportieren

  • Report in eine Datei exportieren und per E-Mail versenden

Zum Exportieren in eine Datei stehen verschiedene Dateiformate direkt im Viewer zur Verfügung, z.B. PDF-Format und verschiedene Grafikformate. Diese und zahlreiche weitere Dateiformate stehen zudem im Designer zur Verfügung und können daher bei der automatisierten Erstellung von Reporten verwendet werden. Welche Dateiformate wo zur Verfügung stehen, sehen Sie in der folgenden Übersicht.

Übersicht der Dateiformate

Dateiformate

Verfügbar im Viewer

Verfügbar im Designer

TXT

CSV

RTF

PDF

XPS

DOCX

PPTX

XLS

HTML

XHTML

MHT

XML

BMP

EMF

JPG, JPEG

PNG

SVG

TIFF

= ja

= nein

Tipp: Wenn beim Öffnen des Viewers Probleme auftreten, z.B. weil in der Tabelle laut Reportvorlage erwartete Attribute fehlen, dann werden Sie in entsprechenden Systemmeldungen informiert. Zur besseren Fehlerdiagnose sollten Sie die Reportvorlage im Designer öffnen. Dort finden Sie nähere Erläuterungen und Maßnahmen zur Fehlerbehebung. Bei Fehlern, für die keine Ursache festgestellt werden konnte, kann es helfen, die Reportvorlage im Designer zu öffnen und unverändert wieder abzuspeichern.

AnzeigenBedienung: Reporte erstellen und ausgeben

Erstellung von Reporten automatisieren

Die Erstellung von List & Label Reporten können Sie mit Hilfe von Kommandozeilenparametern automatisieren. Dazu stehen folgende Kommandozeilenparameter zur Verfügung:

  • -report zum Erstellen und Anzeigen des Reports in der angegebenen Reportvorlage

  • -printreport zum Drucken des Reports

  • -savereport zum Exportieren des Reports in eine Datei

Thema: Reporte