Excel für Reporte

Reporte erzeugen

Auf welche Weise Sie aus InfoZoom Excel-Reporte erzeugen können, lesen Sie bitte unter Report erzeugen nach. Auf welche Weise Sie in InfoZoom abgespeicherte Excel-Reporte aufrufen können, lesen Sie bitte unter Report/Diagramm aufrufen und Report/Diagramm bearbeiten nach.

Voraussetzung: Microsoft Excel ist auf ihrem Rechner installiert und die Dateiendungen .xls und .xlt bzw. .xlsx und .xltx sowie .xlsm sind Excel zugeordnet (das ist standardmäßig nach der Installation von Excel der Fall). InfoZoom unterstützt zur Zeit Microsoft Excel 2000 (Version 9) bis 2016. Weitere Vorbedingungen können unter Verfügbarkeit von Reporten nachgelesen werden.

Wenn Sie einen neuen Report mit Excel erzeugen, wird Excel automatisch aufgerufen bzw. geöffnet und darin der tabellarische Report oder das Diagramm in einem Standardformat angezeigt. Sie können das Ergebnis anschauen, drucken oder nach ihren Bedürfnissen verändern und bearbeiten. Sie können zur Weiterarbeit mit InfoZoom Excel geöffnet lassen, minimieren oder schließen.

Reporte in Excel

Um einen Report mit Excel anzuzeigen, schreibt InfoZoom die ausgewählten Daten kurzfristig in eine temporäre Datei ExcelDatasource.txt (in das standardmäßige temporäre Verzeichnis des Benutzers) und öffnet zunächst eine mitgelieferte Standardvorlage (aus dem Installationsverzeichnis von InfoZoom - siehe unten).

Die Vorlage enthält einen Datenbereich, in die die temporäre Datei geladen wird.

Bei Diagrammen werden in Excel zwei Arbeitsblätter angelegt: Das eine Arbeitsblatt mit Namen Daten mit einem Report und eines mit Namen Diagramm, in dem ein Diagramm angezeigt wird und das sich auf den Datenbereich des Arbeitsblattes Daten bezieht.

Über dem Datenbereich des Reports werden die aktuellen Restriktionen angezeigt. Anhand der Restriktionen erkennen Sie, welche Navigationsschritte vor der Erzeugung des Reports in der Tabelle durchgeführt wurden. Die Restriktionen können Sie in dem Report nach Ihren Anforderungen positionieren, z.B. indem Sie die Restriktionen ausschneiden und an einer anderen Stelle im Report einfügen.

Der Inhalt des Reports ist noch mit InfoZoom verbunden: Sie können in InfoZoom andere Daten anzeigen (zum Beispiel durch Zoom-Operationen) und dann den Report bzw. das Diagramm durch den Befehl Alle aktualisieren im Menü Report auf den neusten Stand bringen. Sie können auch unter Optionen für Reporte und Diagramme wählen, dass Reporte und Diagramme bei jeder Änderung automatisch aktualisiert werden.

Hinweis: Der Befehl Daten aktualisieren in Excel selbst führt nicht zum gewünschten Ergebnis, da InfoZoom Excel steuert und nicht umgekehrt.

Speichern

Ein tabellarischer Report oder ein Diagramm kann als Arbeitsmappe (mit Endung .xls(x) oder .xlsm) abgespeichert werden und später auf verschiedene Arten wiederverwendet werden:

• Als Sicherung: Die Daten und die Gestaltung wurden in der Datei abgespeichert und können unverändert wieder angezeigt werden. Es besteht keine Verbindung mehr zu InfoZoom. Dazu dient der Befehl Öffnen(Schaltfläche Öffnen in der Registerkarte Ergebnisse, Gruppe Bearbeiten.) Alternativ können Sie die Datei im Windows-Explorer durch Doppelklick oder in Excel selbst öffnen.

• Als Vorlage: Neue, aktuelle Daten aus der InfoZoom-Tabelle werden in die Vorlage übernommen. Die Gestaltungsmerkmale werden auf die neuen Daten angewandt. Dazu dient der Befehl Report als Vorlage verwenden (Schaltfläche Report in der Registerkarte Ergebnisse, Gruppe Vorlage verwenden.)

Verbindung von Reporten zu InfoZoom

Die Zuordnung der Attributnamen in InfoZoom zu dem Datenbereich in Excel erfolgt in den üblichen Fällen vollautomatisch und reibungslos. Das Excel-Arbeitsblatt mit dem Report kennt die zugehörigen Attribute der InfoZoom-Tabelle. Selbst, wenn Sie in InfoZoom die ursprünglichen Attribute umbenennen, bleibt die Verbindung erhalten.

Diese Verbindung wird durch folgenden Mechanismus erreicht: Die Zellen der Spaltenüberschriften erhalten beim Anlegen eines Reports (nach dem Öffnen einer Standardvorlage) als Kommentar den Importnamen des zugehörigen Attributes. Kommentare werden in Excel durch kleine rote Dreiecke in der rechten oberen Ecke der Zelle signalisiert. Liegt der Cursor über so einer Zelle wird der Kommentar als Soforthilfe (Tooltip) über der Zelle angezeigt. (Dieses Verhalten kann in den Optionen von Excel auch ausgeschaltet werden, falls es stören sollte.) Zur Zuordnung der Zellen zu den Attributnamen werden also die Inhalte dieser Kommentarzellen mit den Namen der Attribute in InfoZoom abgeglichen. Dabei wird vorrangig der Importname, dann der eigentliche Attributname beachtet, bei Namensgleichheit wird die vorangestellte Ordnungszahl ebenfalls berücksichtigt. Eine eventuell hinzugefügte Häufigkeit (siehe unten) wird daran erkannt, dass es genau zwei Überschriften gibt und die zweite keinen Kommentar hat.

Falls Sie die gespeicherte Zuordnung der Attributnamen zu den Spalten des Reports ändern wollen, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Markieren Sie die Namen der gewünschten Attribute und rufen Sie dann den gespeicherten Report auf. InfoZoom stellt die Rückfrage, ob die im Report gespeicherten Attribute oder die jetzt markierten verwendet werden sollen.

• Editieren Sie die Kommentare der Excel-Zellen mittels Rechtsklick.

Standardvorlagen

Für tabellarische Reporte enthält das Installationsverzeichnis von InfoZoom folgende Standardvorlagen:

• DefaultReportTemplate.xlt für Excel bis Version 11 und

• DefaultReportTemplate.xltx für Excel ab Version 12

Für Diagramme, die mit Excel erstellt werden, gibt es je nach Anzahl und Format der darzustellenden Attribute folgende Standardvorlagen mit vorbereiteten Diagrammtypen:

Name der Vorlage	Attribute	Diagrammtyp
DefaultChartTemplateNum.xlt(x)	ein numerisches	Gruppierte 3D-Säulen
DefaultChartTemplateNumNum.xlt(x)	zwei numerische	Punkte
DefaultChartTemplateStringNum.xlt(x)	ein String, ein numerisches	3D-Säulen
DefaultChartTemplateStringNumNum.xlt(x)	ein String, zwei numerische	Gruppierte Säulen
DefaultChartTemplateStringFreq.xlt(x)	ein String, eine Häufigkeit	3D-Kreis (Kuchendiagramm)
DefaultReportTemplate.xlt(x)	(sonst)	(von Excel bestimmt)

Ein numerisches Attribut wird hier als Häufigkeit angesehen, wenn InfoZoom die Anzahl der Werte des ersten Attributes hinzugefügt hat. Das geschieht entweder

• wenn Sie nur ein Attribut vom Format String ausgewählt haben,

• wenn Sie nur ein anderes Attribut ausgewählt haben: je nach Einstellung der Option Rückfrage oder

• wenn das Diagramm aus der Werteliste aufgerufen wurde.

Für alle Kombinationen, zu denen es keine Standardvorlage für Diagramme gibt, wird die Vorlage für tabellarische Reporte verwendet und ein Diagramm erzeugt. Auch in diesen Fällen erscheint in der Regel ein geeignetes Diagramm; hier bestimmt Excel, welcher Diagrammtyp zunächst verwendet wird. Sie können auch in Analogie zu den vorgegebenen Dateinamen eigene Standardvorlagen definieren. Zum Beispiel DefaultChartTemplateStringNumNumNum.xlt für eine Vorlage mit einem String und drei numerischen Attributen.

InfoZoom sucht die oben genannten Standardvorlagen in folgenden Verzeichnissen in dieser Reihenfolge (Suchpfad):

• Verzeichnis der Tabelle (siehe zugeordnete Datei in Tabelleneigenschaften)

• Verzeichnis Eigene Dateien

• Übergeordnetes Installationsverzeichnis

• Installationsverzeichnis (Verzeichnis, in dem sich InfoZoom.exe befindet)

Das gibt Ihnen die Möglichkeit, eigene Standardvorlagen mit Endung .xlt(x) oder .xlsm zu erstellen, ohne die von InfoZoom vorinstallierten zu löschen. Soll Ihre Standardvorlage für alle Tabellen gelten (zum Beispiel firmenspezifisch), dann speichern Sie diese in das Verzeichnis oberhalb des Installationsverzeichnisses; wenn die Standardvorlage für eine Gruppe von Tabellen gelten soll, dann speichern Sie sie in das Verzeichnis dieser Tabellen. Dadurch können Sie Reporte und Diagramme gestalterisch auf Ihre Erfordernisse anpassen oder einen anderen Diagrammtyp voreinstellen.

Spezielle Reporte für bestimmte Tabellen speichern Sie aber besser unter einem anderen Namen mit Endung .xls(x) oder .xlsm ab; diese können - wie oben beschrieben - als Vorlage verwendet oder bearbeitet werden.

Vorgehensweise zum Erstellen einer eigenen bzw. firmenspezifischen Standardvorlage: Rufen Sie ein Diagramm oder einen Report mit den gewünschten Kombination von Attributen auf. Die zugehörige Standardvorlage wird geöffnet und Excel hängt an den Namen eine Zahl an. Bearbeiten Sie nun den Report und/oder das Diagramm nach Ihren Wünschen. Jetzt speichern Sie die Vorlage folgendermaßen ab:

• In Excel Speichern unter... aufrufen

• Als Dateityp auswählen: Mustervorlage (Achtung: Das vorgewählte Verzeichnis wird verändert!)

• Zum gewünschten Verzeichnis innerhalb des Suchpfades navigieren

• Entfernen Sie beim vorgeschlagenen Namen die angehängte Zahl, sodass einer der oben genannten Vorlagennamen entsteht

• Auf Speichern drücken

Wenn Sie das nächste Mal einen neuen Report mit der entsprechenden Kombination von Attributen aufrufen, wird Ihre Standardvorlage verwendet.

Siehe auch:

• Report/Diagramm aufrufen
• Verfügbarkeit von Reporten
• Optionen für Reporte und Diagramme